Wat is een inkoopsysteem?
Een inkoopsysteem is meestal een geautomatiseerd systeem dat is ontworpen om het inkoopproces te beheren.Inkoop is een term die wordt gebruikt om inkoopactiviteiten voor een bedrijf of organisatie te beschrijven.Er zijn twee primaire soorten inkoopsystemen: elektronische inkoop en standaardaankoop.Beide soorten systemen zijn op grote schaal beschikbaar en zijn vaak opgenomen in een Enterprise Resource Planning (ERP) of boekhoudsoftwareproduct.
Hoewel de meegeleverde functionaliteit varieert per software, omvat een typisch inkooptool inkoopaanvragen, inkooporders, goederenontvangsten en factuurverwerken.In aanvullende aan deze kernvereisten omvatten de meeste systemen een reeks rapportagetools.Ingebouwde goedkeuringsprocessen, bedieningselementen en fondsbeheerhulpmiddelen zijn meestal standaard in de grotere producten.
Het primaire concept van inkoop is dat geavanceerde planning, planning en groepaankoop resulteert in kostenbesparingen, efficiëntere bedrijfsoperatie en dus verhoogde winstgevendheid.Een inkoopsysteem wordt gebruikt om dit proces te beheren, waardoor de doorlooptijd wordt geboden voor facturen, het volgen van totale uitgaven per grondstoftype, evenals financiële verplichtingen en cashflowbeheer.De volledige implementatie van een inkoopsysteem resulteert meestal in aanzienlijke wijzigingen in het bestaande bedrijfsproces, omdat het systeem vereist dat bepaalde interne controles en procedures aanwezig zijn.
Een elektronisch inkoopsysteem staat ook bekend als e-procurement.Deze term wordt gebruikt om software te beschrijven waarmee kopers toegang hebben tot de catalogi van de leverancier via internet, evenals het accepteren van elektronische facturen.De kopers selecteren hun materialen, geven de te in rekening gebrachte accounts aan voor de aankoop en maken een inkooporder in het boekhoudsysteem.Alle inkoopgerelateerde activiteiten worden voltooid in het elektronische systeem, waardoor het papierwerk wordt verminderd en de efficiëntie vergroten.
Elektronische factuurverwerking stelt geselecteerde bedrijven in staat om de factuuronderzoek en goedkeuring verder te stroomlijnen.De gegevens worden vervolgens door een reeks online goedkeuringen geleid voordat ze worden verwerkt voor betaling in het boekhoudsysteem.Dit type inkoopsysteem is erg populair bij grote bedrijven, waar inkoopcontracten aanwezig zijn om de bestedingsactiviteit te beheren.Voor deze bedrijven biedt de vermindering van het personeelstijd voor factuurverwerking een uitstekend rendement op de investering.
Een standaard inkoopsysteem is volledig geïntegreerd met het boekhoudsoftwarepakket dat door de organisatie wordt gebruikt.Alle inkoopactiviteit wordt gevolgd en beheerd via deze module, waardoor het bedrijf de uitgaven kan beheersen en kansen voor meer besparingen kan volgen.Rapporten, analyse en interne bedieningselementen zijn allemaal ingebouwd in dit type software en zijn ontworpen rond best practices.De implementatie van een inkoopsysteem is een van de gemakkelijkste manieren om de operationele efficiëntie te verbeteren.