Wat is een projectvoorstel?
Projectvoorstellen zijn documenten die zijn ontworpen om een actieplan te presenteren, de redenen te schetsen waarom de actie noodzakelijk is en de lezer overtuigen om het eens te zijn met en de implementatie van de acties die in het lichaam van het document worden aanbevolen goed te keuren.In veel gevallen wordt het document opgesteld als een reactie op een verzoek tot voorstel (RFP) dat wordt uitgegeven door een huidige of potentiële klant.Een document van dit type kan echter ook voorbereid zijn om een intern doel te dienen, vooral wanneer iemand binnen het bedrijf een idee heeft van hoe het bedrijf winstgevender of efficiënter kan maken en autorisatie en ondersteuning nodig heeft om de actie te implementeren.
In elke situatie zal een projectvoorstel duidelijk worden geregeld, zodat lezers een logische vooruitgang van het denken kunnen volgen tot de conclusie.Veel voorbeeldvoorstellen bieden een basisrichtlijn die zelfs novicen kan helpen om een effectief schrijven te schakelen.De richtlijnen identificeren meestal vijf belangrijke componenten of secties van elk projectvoorstel: de introductie, achtergrond, strategie, budgettering of financiering en uitkomst.
Met het inleidende gedeelte van een projectvoorstel is het idee om de lezers te vertellen waar het project om draait en waarom het de moeite waard is om de tijd te nemen om het project in de eerste plaats te overwegen.In wezen dient deze sectie om de tijd en moeite te valideren die besteed aan het presenteren van de gegevens, evenals de tijd die nodig is om de verdiensten en haalbaarheid van het project zelf te lezen en te overwegen.De introductie is niet de plaats om de noten en bouten van het project te presenteren, alleen om het potentieel ervan te vestigen en voldoende interesse te cultiveren om de lezer aan te moedigen om meer te leren.
De achtergrond wordt uitgesproken op de basispunten van de introductie, die vaak specifieke redenen noemtWaarom het projectplan goed is, gebaseerd op historische gegevens, projecties van toekomstige behoeften en prestaties en de huidige omstandigheden van het bedrijf.De achtergrond helpt om de zaak op te bouwen voor hoe het project kan voldoen aan de behoeften die zijn ontstaan door acties uit het verleden, terwijl ze ook anticiperen op toekomstige behoeften en deze tijdig aan te pakken.Voor het grootste deel zal de achtergrondsectie vaststellen dat er iets moet worden gedaan en de weg vrijmaken om te leren hoe dat iets kan worden bereikt.
Met het strategisch gedeelte van het projectvoorstel is het doel om alle procedures te schetsen die nodig zijn om het project succesvol te maken.Vaak helpt de strategie om doelen op korte en lange termijn voor het project te definiëren, legt uit hoe ze elke stap systematisch kunnen bereiken en welk type rendement kan worden verwacht van de inspanning.Hier begint de lezer een idee te krijgen van hoe belangrijk het project is en het potentieel dat het moet helpen om het bedrijf te helpen beter gebruik te maken van beschikbare bronnen terwijl hij zichzelf voor de toekomst positioneert.
De begrotingssectie komt op wat de meeste besluitvormers moeten weten voordat ze een project goedkeuren: wat zijn de kosten die betrokken zijn bij de implementatie van het projectvoorstel.In deze sectie moet de details worden ondersteund met feiten en cijfers die goed zijn onderzocht en elk denkbaar aspect van de financiering die nodig zijn om het project in de loop van de tijd te lanceren en te onderhouden te dekken.Veel voorstellen falen hier, vanwege een gebrek aan details en ondersteunend bewijs voor het detail dat is opgenomen.
Ten slotte wijst het projectvoorstel op de uitkomst van de uitvoering van het project.Dit is de sectie waar alle voordelen duidelijk worden uiteengezet.De voordelen kunnen items omvatten zoals het verlagen van de bedrijfskosten, het verhogen van het openbare profiel van het bedrijf, het genereren van meer omzet of het verhogen van de winst als gevolg van een efficiënter gebruik van beschikbare middelen.Net als bij het budgetdetail, is het belangrijk dat elk benoemde voordeel kan worden ondersteund door andere gegevens om serieus te worden overwogen.
Het schrijven van een voorstel is soms eenvoudiger wanneer een formele RFP wordt verstrekt.Vaak zal de RFP de basis opleggenStructuur van het voorstel, geef onschatbare aanwijzingen over specifieke informatie die van belang is voor de potentiële klant en definieer de volgorde waarin gegevens worden gepresenteerd.Wanneer een RFP wordt verstrekt, is het essentieel om de specificaties van het document volgens de brief te volgen.Anders wordt het voorstel opzij gezet en zal een van de andere leveranciers die de bepalingen op de voet hebben gevolgd, het bedrijf krijgen.