Wat is een voorstelevaluatie?
Een voorstelevaluatie is een vijfstappenproces dat wordt gebruikt om een evenwichtige, onpartijdige beoordeling van een formeel bedrijfsvoorstel te bieden.Dit type proces is meestal te vinden in inkoop- of contractbeheerafdelingen van grote organisaties of bedrijven.Het primaire doel van een voorstelevaluatie is om ervoor te zorgen dat een eerlijk en transparant proces wordt gebruikt om de winnende inzending te selecteren.Dit is erg belangrijk, omdat voorstellen vaak nodig zijn voor dure projecten of uitgaven.
De vijf stappen die worden gebruikt bij de evaluatie van het voorstel zijn: Vorm een team om inzendingen te beoordelen, ervoor te zorgen dat de naleving van indieningsvereisten, de antwoorden van het aanbesteding van het aanbestedingsdocument beoordelen, een gewicht toewijzen aan elke categorie en elke inzending scoren.Het voorstel met de hoogste score is de succesvolle bieder.Zodra de selectie is gemaakt, worden alle bedrijven die een voorstel hebben ingediend, op de hoogte gebracht van de resultaten.Niet -succesvolle bedrijven hebben het recht om een rechtszaak aan te spannen als ze van mening zijn dat het proces bevooroordeeld was of contractenrecht heeft overtreden.
De eerste stap in een voorstelevaluatieproces is om een intern team te vormen dat verantwoordelijk is voor het beoordelen van inzendingen.Lidmaatschap van het team moet gebaseerd zijn op expertise in het relevante proces, gerelateerde ervaring en een goed begrip van het inkoopproces.In sommige organisaties is dit team betrokken bij het creëren van het verzoek om voorstel (RFP) of aanbestedingsdocument dat is gedistribueerd onder potentiële leveranciers.Andere bedrijven kunnen besluiten dat het hebben van twee afzonderlijke teams de mogelijkheid voor belangenconflicten en interferentie met de uiteindelijke selectie wegneemt.
Typisch beoordeelt een inkoopofficier of RFP -coördinator alle inzendingen om te zorgen voor volledige naleving van alle vereisten.Dit is puur een administratieve cheque om ervoor te zorgen dat alle biedingen vóór de deadline zijn ontvangen, elke vereiste betaling werd verwerkt en dat er geen pagina's of documenten ontbreken.Zodra deze controle is voltooid, worden kopieën van de voorstellen gedaan voor elk lid van het evaluatieteam.
De teamleden beginnen in de nieuwe fase van de voorstelevaluatie door elke individuele reactie te beoordelen en te vergelijken met het RFP- of specificatiedocument.Het doel van de beoordeling is om te bepalen of het voorstel alle items in de RFP aanpakt.Items die ontbreken, worden soms gerapporteerd aan de RFP-coördinator, die het bedrijf volgt om te controleren of de weglating een administratieve fout is, maar in veel gevallen wordt er geen follow-up gedaan.
Afhankelijk van de structuur van het team,Een gewicht wordt toegewezen aan elk deel van de RFP.Sommige bedrijven nemen deze beslissingen als groep en anderen staan elk teamlid toe een onafhankelijk oordeel te vellen.Het totale gewicht moet oplopen tot 100 en de categorieën moeten gebaseerd zijn op de werkelijke RFP -vereisten.Hoewel sommige bedrijven gewicht toekennen aan de kwaliteit van de daadwerkelijke inzending, doen velen dat niet, omdat dit in wezen punten toekent voor het indienen van een voorstel.
De laatste fase van de voorstelevaluatie is het toewijzen van een score.Elk teamlid neemt een onafhankelijke beslissing en dient zijn of haar scorekaart in bij de RFP -coördinator, die vervolgens de antwoorden telt en het succesvolle voorstel bepaalt.Dit hele proces moet transparant en verdedigbaar zijn in een rechtbank als onbevooroordeeld en eerlijk.