Wat is een inkoopordernummer?

Een inkooporder (PO) -nummer is een alfanumerieke code die is toegewezen aan een bepaald verzoek om iets te kopen.Meestal worden PO -nummers intern gebruikt door bedrijven om hun eigen aankopen te volgen.Sommige bedrijven zullen echter codes toewijzen aan al hun verkoop en zullen PO -nummers aan hun klanten geven, zodat de klanten hun bestellingen kunnen volgen.Deze codes kunnen in elk alfanumerisch formaat zijn en veel bedrijven zullen specifieke letters of cijfers gebruiken om bepaalde dingen over de bestelling aan te geven, zoals wat wordt verkocht, de locatie, de koper en de datum.

Gebruik binnen bedrijven

inVeel bedrijven, een inkoopordernummer wordt toegewezen nadat een werknemer of een afdeling een verzoek om bepaalde goederen of diensten indient.Het verzoek wordt meestal formeel aan een inkoopagent ingediend met behulp van wat bekend staat als een aanvraagformulier.Als het verzoek is goedgekeurd, wordt een inkooporder gemaakt en krijgt u een inkoopordernummer toegewezen.Op dat moment wordt de bestelling geplaatst bij een ander bedrijf, dat vaak het PO -nummer van de kopers registreert voor opname op het orderdetail.

Terwijl de leverancier een verzend- of verpakkingslijst voorbereidt die bij de bestelling van de klant past, is het PO -nummer meestal opgenomen in het detail.Dit maakt het mogelijk voor de ontvangst van de kopers om de geleverde hoeveelheid en het type goederen te verifiëren en te bevestigen dat de verzending is geassocieerd met een correct geautoriseerde bestelling.Het inkoopordernummer verschijnt ook op de factuur en alle andere papieren die de verkoper aan de klant geeft.Vanuit dit perspectief versnelt het PO -nummer de planning van de betaling aan de verkoper, en hiermee kunnen de goederen naar de juiste afdeling worden gerouteerd.

Het PO -nummer maakt het ook mogelijk voor het bedrijf om de kosten toe te passen op het budget van de afdeling die de bestelling heeft geplaatst.Het biedt ook de Accounts Payable Department verificatie dat de kosten legitiem zijn.Betaling kan vervolgens worden weergegeven aan de verkoper.

Formaat

De exacte constructie en lengte van een inkoopordernummer variëren van het ene bedrijf tot het andere.Veel bedrijven die op meerdere sites werken, zullen de eerste paar tekens van de code gebruiken om de locatie te identificeren die de bestelling heeft geplaatst, zoals Chi om een faciliteit in Chicago te vertegenwoordigen.De volgende paar personages kunnen de specifieke afdeling identificeren die de bestelling heeft geplaatst, zoals RD om de afdeling onderzoek en ontwikkeling te vertegenwoordigen.hun interne volgsystemen.Sommigen maken ook gebruik van streepjes of spaties, die kunnen helpen wanneer alleen bepaalde tekens binnen een PO -nummer voor een specifiek doel moeten worden gelezen.In reactie op de grote verscheidenheid aan lengtes en formaten die kunnen worden gebruikt, configureren veel leveranciers de velden in hun volgdatabases om een willekeurig aantal tekens mdash toe te staan;Zelfs 30 of meer mdash;te gebruiken in een inkoopordernummer.