Wat is een verzoek om informatie?

Het verzoek om informatie, of RFI, is een veel voorkomende bedrijfsstrategie die is ontworpen om potentiële klanten in staat te stellen gegevens te verzamelen over de diensten en ondersteuning die worden aangeboden door verschillende potentiële providers.Het exacte formaat van het document zal variëren, op basis van het type en diepte van informatie die de klant wil verkrijgen.Vaak is een verzoek om informatie een eenvoudige vraag- en antwoorddocument dat zeer eenvoudige antwoorden vereist, waardoor de klant het verzoek aan meerdere leveranciers kan indienen en de antwoorden eenvoudig kan vergelijken.

Hoewel het verzoek om informatie sommige kenmerken deelt met het verzoek om voorstel of RFP, gebruiken klanten de RFI als middel om basisgegevens te verzamelen ter voorbereiding op de beslissing welke leveranciers worden geselecteerd om een uitnodiging te ontvangen om een formeel voorstel in te dienen.De typische RFI biedt niet veel achtergrondinformatie op de klant en heeft de neiging zich meer te concentreren op algemene bedrijfspraktijken, het bereik van goederen en diensten die beschikbaar zijn bij de leverancier en soms op de standaard gepubliceerde prijzen.De RFP daarentegen gaat meestal verder dan deze basisinformatie, verstrekt aanvullende gegevens over de client, het aanvragen van prijzen op basis van volumeverbruik en het nodigen van de leveranciers om te reageren met oplossingen op specifieke behoeften van de klant.

Vanuit dit perspectief kan het verzoek om informatie worden bekeken als een manier om informatie te verzamelen die vervolgens wordt geëvalueerd en gebruikt om de volgende stap in het proces te bepalen.Als het idee is om uiteindelijk leveranciers te zoeken voor de oprichting van een langetermijncontractuele regeling, kan de klant de RFI naar meerdere bedrijven sturen die de gewenste basisproducten aanbieden.Zodra alle antwoorden zijn ontvangen, vergelijkt de client vervolgens de verdiensten van elke reactie, waardoor de lijst met RFP -kandidaten uiteindelijk wordt beperkt tot een select aantal.Op dat moment worden leveranciers die met succes door deze voorlopige fase zijn gegaan, uitgenodigd om een voorstel in te dienen, meestal met behulp van een verzoek en een gespecificeerd formaat geleverd door de potentiële client.

Een verzoek om informatie kan ook worden gebruikt als een fundamenteel bedrijfsproces om potentiële leveranciers te evalueren waar geen contractuele overeenkomst op lange termijn praktisch is.In dit scenario dient de RFI het doel van het identificeren van leveranciers die de meest concurrerende standaardprijzen bieden voor goederen en diensten die de klant van tijd tot tijd nodig heeft.Een lokaal bedrijf kan bijvoorbeeld een RFI naar alle lokale kantoorwinkels sturen als een manier om erachter te komen welke de laagste prijs heeft voor algemene kantoorbenodigdheden, welke volumekortingen bieden als een bestelling meer dan een bepaald bedrag is, endie bestellingen levert met of zonder een bezorgkosten.De gegevens worden bewaard, waardoor het kleine bedrijf beslissingen kan nemen over waar u kantoorbenodigdheden kunt kopen wanneer de noodzaak zich voordoet.