Wat is een verzoek om voorstel (RFP)?

Vaak aangeduid als een RFP, is het verzoek om voorstel een document dat door veel organisaties wordt gebruikt om aanbiedingen van diensten of goederen van potentiële leveranciers te ontvangen.De exacte structuur voor een RFP zal van de ene situatie tot de andere variëren.Dit betekent dat de formule voor het schrijven van een verzoek om een voorstel veel afhankelijk is van de cultuur van de entiteit die het verzoek uitvoert en wat zij hopen te leren van de antwoorden.Hier zijn enkele voorbeelden van elementen die in veel aanvragen voor voorstel worden gevonden, ongeacht de betrokken industrie of organisatie.

Zoals bij veel inspanningen voor het schrijven van bedrijven, begint een goed verzoek om voorstel met het doel van het document.Dit kan meestal in een paar zinnen worden samengevat en stelt de aanvragers of partijen uit die zijn uitgenodigd om een formeel voorstel in te dienen om precies te weten wat de uitgevende entiteit op zoek is naar diensten of goederen.Zelfs de meest casual formaten voor een RFP bevatten hiervan informatie.

Samen met het vermelden van het doel of de reden voor de RFP, is het niet ongebruikelijk dat enige algemene informatie over de entiteit wordt opgenomen.De informatie biedt meestal beperkte details over de grootte van het bedrijf, het aantal momenteel onderhouden locaties en eventuele onmiddellijke uitbreidingsplannen die de antwoorden van de aanvragers kunnen beïnvloeden.Meestal is het detail niet bedoeld als uitgebreid.Het is echter meestal voldoende om aanvragers in staat te stellen zelf onderzoek te doen om hun begrip van de behoeften van de partij die het voorstelaanvraag indient uit te breiden.

In structuur kan een verzoek om voorstel zeer breed of zeer gedetailleerd zijn.Sommige verzoeken zijn niet langer dan één pagina en bevatten alleen algemene richtlijnen voor indiening, zoals een paar specifieke gebieden om aan te pakken, hoe het voltooide voorstel in te dienen en de datum waarop alle voorstellen verschuldigd zijn.Andere RFP's bieden specifieke secties en een indeling die zonder falen moet worden gevolgd.

Er zijn voordelen voor beide benaderingen om het verzoek om voorstel op te formatteren.Het brede formaat zorgt ervoor dat de nodige informatie in het lichaam van de reactie zal worden opgenomen, maar stelt de entiteit in staat om een idee te krijgen van hoe elke aanvrager zichzelf presenteert wanneer veel speelruimte in de reactie wordt toegestaan.Een zeer gestructureerd formaat vertelt de aanvrager daarentegen precies hoe ze gegevens kunnen organiseren op een manier die zeker betekenis zal hebben voor de uitgevende entiteit.Tegelijkertijd maakt de uitgebreide structuur het mogelijk om letterlijk de antwoorden van verschillende respondenten naast elkaar te vergelijken, door de lijst met secties één voor één te worden.

Afhankelijk van het type service of goederen, kan het verzoek om voorstel voorbeeldscenario's bevatten die illustreren wat de grondlegger van het verzoek van een leverancier in zowel routine- als noodsituaties nodig heeft.Als de RFP bijvoorbeeld voor teleconferentieservices is, wil de grondlegger misschien weten of de leverancier de beschikbaarheid van een bepaald aantal poorten of lijnen kan garanderen, zelfs tijdens piekbedrijfsperioden.De leverancier kan ook specifieke kwesties aanpakken, zoals de implementatie van een ondersteuningsnetwerk voor gebruik in het geval van een bedrijf in het bedrijf, of als de leverancier het plannen van de planning en het uitvoeren van conferentiegesprekken kan uitvoeren zonder weinig tot geen voorafgaande kennisgeving.

Bedrijven of andere organisaties die een RFP moeten uitgeven, maar niet zeker weten hoe het document naar het beste voordeel kan worden gestructureerd, kan het proces vaak beginnen door een van de vele gratis aanvragen voor online voorstelsjabloonopties te gebruiken.Deze sjablonen kunnen indien nodig worden gewijzigd.In sommige gevallen zullen de sjablonen ten minste één verzoek om een voorstel voorbeeld worden geleverd, dat zal dienen als een gids voor het individu of team dat belast is met de verantwoordelijkheid om de RFP te bereiden.