Wat is een teleconferentie?

Een teleconferentie is een vergadering of conferentie die wordt gehouden via een telefoon- of netwerkverbinding tussen deelnemers in externe steden of werklocaties.Er bestaan veel soorten teleconferenties, met de eenvoudigste vorm met het gebruik van een luidsprekertelefoon op elke locatie om een audioconferentie uit te voeren.Meer geavanceerde teleconferentievergaderingen omvatten de uitwisseling van audio, video en gegevens.De term Teleconferentie kan ook verwijzen naar een live -gebeurtenis die tegelijkertijd via satelliet naar verschillende locaties wordt verzonden.

Hoewel Teleconference een brede term is die een verscheidenheid aan opties omvat, omvatten de basisprincipes voor alle teleconferenties het gebruik van telecommunicatieapparatuur, gebruikers op meerdere locaties en samenwerkingscommunicatie tussen de deelnemers.De Basic Audio Conference is in wezen een conference call.Audiographics, een andere vorm van teleconferentie, stelt deelnemers in staat om afbeeldingen, documenten en video te delen naast audio;en omvat extra apparatuur zoals elektronische tablets, scanners en spraakgegevensterminals.

E -mail is een veel voorkomend voorbeeld van een computerteleconferentie.Door het gebruik van extra apparatuur, voornamelijk een tv-camera, lijkt een videoteleconferentie het meest op een face-to-face-vergadering, met de mogelijkheid om de deelnemers op alle locaties te bekijken.Veel bedrijven hebben een videoconferentiekamer permanent uitgerust met de benodigde apparatuur.

De vele voordelen van teleconferenties voor scholen en bedrijven omvatten de besparingen in reistijd en kosten om alle deelnemers naar één locatie te brengen.In het geval van een dringende kwestie kan het vasthouden van een teleconferentie veel sneller zijn dan het regelen van een vergadering.Een ander voordeel is dat door toegankelijkheid een teleconferentie grote groepen deelnemers in staat stelt zich op te nemen in vergaderingen en besluitvorming.Indien nodig kan een school of bedrijf de signalen coderen om de beveiliging van communicatie tijdens een teleconferentie te waarborgen.

Overweeg bij het kiezen van apparatuur voor een teleconferentie verschillende factoren.Als u een webcamera gebruikt, test u deze van tevoren om te bepalen dat de camera zich op een acceptabele afstand bevindt.Een bekabelde telefoonlijn is het beste voor duidelijkheid.Als een draadloze telefoon wordt gebruikt, moet u bereid zijn om frequenties te wijzigen in het geval van interferentie tijdens de teleconferentie.

Cellulaire en luidsprekertelefoons moeten als laatste redmiddel worden gebruikt.Cellulaire telefoons komen vaak tegen interferentie en luidsprekerpakken pakken achtergrondruis en produceren vaak echo's.Microfoons zijn nuttig bij het verminderen van achtergrondruis.

Een teleconferentie vereist specifieke etiquetteregels.Elke deelnemer moet aankondigen wanneer hij of zij zich aanmeldt op en uit een teleconferentie.De betrokkenen moeten duidelijk en langzaam spreken, monotone spraak vermijden en elke lichaamstaal die belangrijk is voor het gesprek beschrijven.Vanwege de gevoeligheid van telefoonapparatuur, moeten deelnemers buitenlandse geluiden vermijden, zoals door papierwerk doorduiken of op je vingers of een potlood tikken.

Het is nuttig vanuit het oogpunt van engagement om de namen van de deelnemers tijdens de vergadering te gebruiken.Varieer de spreker vaak zodat de aandacht niet verloren gaat.Vraag regelmatig om feedback of reactie.