Wat is een reisbeleid?

Een reisbeleid is de georganiseerde verzameling regels en voorschriften die een werknemer zal waarnemen bij het aangaan van een soort reizen namens zijn of haar werkgever.Een goed reisbeleid voor gezond bedrijf zal instructies geven over welk type kosten door het bedrijf zal worden geabsorbeerd en welke kosten de verantwoordelijkheid van de werknemer zijn.Doorgaans worden limieten vastgesteld op bepaalde lijnartikelen in het zakelijke reisbeleid, zoals de totale vergoeding voor maaltijden per dag, kosten van hotelaccommodaties, huurauto- en vliegtarieven, en zelfs aan de hoeveelheid geld die kan worden uitgegeven aan het vermaken van klanten.Een goed beleid biedt de middelen die nodig zijn om de taak te volbrengen, maar houdt nog steeds de kosten van de zakenreis binnen de rede.

In veel gevallen wordt het bedrijfsreisbeleid schriftelijk gedefinieerd en aan een werknemer gepresenteerd voordat hij of haar vertrekt op een zakenreis.Het idee is om ervoor te zorgen dat de werknemer begrijpt wat voor soort kosten het bedrijf bereid is aan te nemen en welke niet zijn toegestaan.Dit is eigenlijk een hulp voor de reizende werknemer, omdat hij of zij zal weten of het bedrijf een maaltijd zal betalen die wordt besteld bij roomservice, of de kosten van vliegen in eersteklas of in bedrijfs- of coachstatus dekt.Op dat moment kan de werknemer bepalen of hij moet gaan met de voorzieningen die het bedrijf bereid is te onderschrijven of te upgraden en het verschil uit zijn of haar eigen zak te betalen.

Het reisbeleid van een bedrijf kan de noodzaak omvatten om specifieke leveranciers te gebruiken als onderdeel van de reisplannen.Een bedrijf kan bijvoorbeeld een kortingsplan hebben met een bepaalde huurauto -aanbieder, een specifieke luchtvaartmaatschappij of zelfs een bepaalde hotelketen.Wanneer dit het geval is, kan de werknemer worden verplicht om die kortingen te gebruiken wanneer en mogelijk.Het kiezen van de kortingsprogramma's niet kan betekenen dat de werkgever slechts een deel van de zakelijke kosten dekt.Als de werknemer bijvoorbeeld besluit in een hotel te blijven dat geen kortingsregeling heeft met de werkgever wanneer het hotel aan de overkant van de regeling dat soort regeling heeft, kan de werkgever slechts een vast percentage van de hotelrekening betalen,in plaats van de volledige kosten te dekken.

In toenemende mate maken bedrijven gebruik van zakelijke creditcards die worden uitgegeven aan werknemers die regelmatig reizen.Wanneer dit het geval is, bevat het reisbeleid een waslijst met welk type kosten op de kaart kan worden in rekening gebracht en welke kosten moeten worden afgehandeld en later op een onkostenrapport moeten worden ingediend.Deze aanpak kan beide partijen vaak ten goede komen, omdat werknemers de bedrijfskaart kunnen gebruiken voor grote kosten in plaats van contant geld of hun persoonlijke creditcards te gebruiken en te wachten op een vergoeding.Tegelijkertijd profiteert het bedrijf van het feit dat sommige werknemers zich meer zullen concentreren op het gebruik van de kaarten voor toegestane kosten en afzien van kosten die uit eigen zak moeten worden betaald.