Wat is rekeningafstemming?

Of het nu gaat om het beheren van een huishoudelijk budget met het gebruik van een persoonlijk betaalrekening of het werken op de boekhoudafdeling van een bedrijf, de kans is groot dat de meeste mensen regelmatig rekening zullen houden met de rekeningafstemming.In wezen heeft dit proces te maken met ervoor te zorgen dat de hoeveelheid liquidatieactiva die in het chequeboek worden getoond, identiek zijn aan het rekeningsaldo dat op een bankverklaring wordt getoond als van dezelfde datum.

Een van de eerste tools die nodig zijn voor effectieve accountafstemming isDocumentatie voor elke transactie uitgevoerd in de tijdsperiode.Mensen moeten alle depositoverschrijdende slips, gegevens van opnames van geldautomaten, elektronische betalingen, geannuleerde cheques en de laatste set bankafschriften samen bewaren totdat ze de betreffende periode hebben verzoend.In staat zijn om snel het beginsaldo voor de periode te verifiëren en vervolgens de rekening van elke transactie met een document te versnellen, zal het proces versnellen om te bevestigen dat de accounthouder en de bank het ermee eens zijn, of zullen haar helpen om snel eventuele discrepanties te herkennen.

Als de rekeninghouder een discrepantie van welke aard dan ook vindt, moet ze haar documenten gebruiken om de oorsprong van het probleem te isoleren en onmiddellijk contact met de bank in contact te brengen.Ze merkt bijvoorbeeld dat het beginsaldo voor de periode niet overeenkomt met het eindsaldo voor de vorige periode, hoewel alles op dat moment verzoend is.Dit is een teken dat ze mogelijk met haar financiële instelling moet spreken en erachter moet komen wat er is gebeurd.De kans is groot dat het een eenvoudige fout is die zal worden gecorrigeerd zodra deze onder de aandacht van de bank wordt gebracht.Zonder de documenten op orde te hebben en het account te verzoenen, zou de discrepantie echter maandenlang onopgemerkt kunnen blijven en zeer moeilijk kunnen worden opgespoord.

Accounthouders moeten onthouden om elke maand een specifieke tijd opzij te zetten voor rekeningafstemming.Het uitstellen van de taak maakt het gewoon moeilijker.Hoewel dit in het begin misschien geen groot probleem is, moeten mensen er rekening mee houden dat, als er iets is om te onderzoeken, het veel gemakkelijker is om het onderzoek eerder dan later te doen.Dit geldt met name in het bedrijfsleven, waarbij een werknemer met een geautoriseerde betaalpas op een reisaccount mogelijk niet heeft kunnen ingedrukt.Het joggen van zijn of haar geheugen en het krijgen van een kopie van de bon zal veel eenvoudiger zijn als de gebeurtenis in de afgelopen twee weken plaatsvond in plaats van twee maanden geleden.