Wat is een administratief record?

Een administratief record is elk soort document met betrekking tot de manieren waarop een organisatie wordt beheerd of uitgevoerd.Professionals houden administratieve gegevens bij, zodat ze mogelijk een geschiedenis van operaties, vergaderingen, klanten en financiën hebben.In sommige gevallen kan een administratief dossier nodig zijn voor wettelijke doeleinden.Deze documenten worden vaak elektronisch opgeslagen.Wanneer officiële administratieve gegevens vereist zijn, kunnen professionals echter documenten op papier afdrukken die watermerk of verzegeld zijn om aan te tonen dat het geautoriseerde records zijn.

Een bedrijfsmanager kan een administratief record gebruiken om financiële beslissingen te nemen.Als hij of zij bijvoorbeeld van plan is hoeveel te budgetteren voor een bepaald project, heeft hij of zij toegang tot records om te leren hoeveel er in het verleden is uitgegeven.Financiële administratieve dossiers kunnen ook worden gebruikt in auditprocessen die intern worden uitgevoerd voor financiële planningsdoeleinden of extern door regelgevende instanties.

Het is ook gebruikelijk dat een administratief dossier wordt bijgehouden met het oog op faciliteitenbeheer.In scenario's wanneer een manager toezicht moet houden op faciliteiten om ervoor te zorgen dat deze voldoen aan de veiligheids- en gezondheidsvoorschriften, kunnen gegevens nuttig zijn om te bewijzen dat hij of zij de nodige voorzorgsmaatregelen heeft genomen.Als er een ongeval plaatsvindt bij een faciliteit, kan een manager de nodige administratieve gegevens produceren om aan te tonen dat hij of zij niet verantwoordelijk is voor schade of gevallen van lichamelijk letsel.

Een administratief record kan ongelooflijk belangrijk zijn als het gaat om het volgen van een contract.Als een persoon ervan wordt beschuldigd zich te gedragen op een manier die in strijd is met de voorwaarden van een contract, kunnen juridische stappen volgen.In dit geval kunnen administratieve gegevens worden gebruikt om een onschuld of schuld van een individu te bewijzen.

Administratieve gegevens worden vaak gebruikt in gevallen waarin een bedrijf of agentschap wordt beschuldigd van opereren op een manier die schadelijk is voor milieu- of volksgezondheid of veiligheid.In deze gevallen kan een rechter eisen dat een organisatie haar administratieve dossier indient.Een record, in dit scenario, kan een papieren pad zijn dat wettelijke ambtenaren helpt om stappen te begrijpen die een organisatie heeft ondernomen.Rechters kunnen deze documenten gebruiken om te bepalen of een organisatie zich kwaadwillig of grillig gedraagt.

Een administratief dossier kan door elke professional worden bijgehouden in een organisatie die toegang heeft tot informatie over managementbeslissingen.In sommige gevallen kunnen managers en leidinggevenden assistenten inhuren die gegevens bijhouden over vergaderingen en acties die worden uitgevoerd.Werk dat digitaal wordt gevolgd, zoals financiële transacties en gegevensinvoer, kunnen ook worden gebruikt in een administratief record.