Wat is een geautomatiseerde secretaris?

Een geautomatiseerde secretaris is een apparaat dat routeert in een kantoor.Deze apparaten worden vaak door kleine bedrijven gebruikt als een manier om een basisfilter te bieden tussen het kantoor en ongewenste telefoontjes, zoals telemarketeers of verkeerde nummers.Grotere bedrijven zullen vaak een real-life secretaris hebben om deze functie uit te voeren, waardoor de geautomatiseerde secretaris overbodig wordt.Deze term wordt vaak synoniem gebruikt met virtuele secretaris, maar de twee zijn eigenlijk heel anders.Een virtuele secretaris is een echte persoon, alleen niet een die aanwezig is binnen het bedrijf zelf.

In de meeste gevallen is een geautomatiseerde secretaris een kleine doos die aansluit op de telefoonlijn tussen de telefoon en de muur.Wanneer een bekend en goedgekeurd nummer de lijn oproept, staat de secretaris toe dat de oproep rechtstreeks naar de telefoon gaat.Als een niet -goedgekeurde, onbekende of beperkte nummeroproepen, zal de geautomatiseerde secretaris deze onderscheppen.

Over het algemeen betekent een onderschepping van dit type dat een geautomatiseerd systeem de oproep beantwoordt en basisinformatie van de beller aanvraagt.Nadat hij antwoorden op zijn vragen heeft gekregen, belt het apparaat de verbonden telefoon en geeft deze informatie door aan de ontvanger mdash;die dan de optie heeft om de oproep aan te nemen.Als het nummer als slecht bekend staat, of de ontvanger ontkent de oproep, wordt de oproep in plaats daarvan naar voicemail geleid of eenvoudigweg losgekoppeld.

Een veel voorkomende fout is om aan te nemen dat een virtuele en een geautomatiseerde secretaris hetzelfde zijn.Een virtuele secretaris is een onafhankelijke aannemer die opereert als secretaris van een externe locatie.Doorgaans zullen deze werknemers een thuiskantoor hebben en gemeenschappelijk secretarieel werk uitvoeren, vaak voor verschillende bedrijven.Gemeenschappelijke taken omvatten het beantwoorden van de telefoon, het transcriberen van geregistreerde brieven of toespraken en het maken van reisarrangementen.

Hoewel de twee soorten secretaresses heel verschillend zijn, hebben ze een vergelijkbare algemene methode.Door zowel de ruimte als de kosten van een traditionele secretaris te verwijderen, kan een bedrijf met een veel lagere overhead lopen.Hierdoor kan een bedrijf werken op een niveau waar het failliet is gegaan onder het traditionele systeem.Bovendien zal het gebruik van de geautomatiseerde telefoonfuncties van een virtuele secretaris vaak een bedrijf groter en beter georganiseerd kunnen verschijnen.

In het geval van de virtuele secretaris biedt de outsourcing van werk extra voordelen.Een enkele werknemer kan tegelijkertijd voor een aantal bedrijven werken, in plaats van gedwongen te worden in een enkele parttime baan.Bovendien kunnen werken vanuit huis mensen met jonge kinderen, handicaps of onvoorspelbare schema's kunnen blijven werken in het personeelsbestand.