Wat is een uitzonderingstelling?

Een uitzonderingstelling is een proces dat vaak wordt gebruikt als onderdeel van fysieke voorraadcontrole.Deze strategie omvat het verifiëren van het aantal eenheden van elk item dat in de inventarisvoorraad wordt gedragen met een fysieke telling, en noteert verschillen of uitzonderingen die de fysieke telling onthult in vergelijking met de inventarisatelling die momenteel wordt weerspiegeld in de voorraadgegevens.De uitzonderingstelling kan worden gebruikt om de fysieke en de boekvoorraden te verzoenen, en ook helpen om het potentieel te minimaliseren voor het bestellen van meer van een bepaald item dat nodig is.

Het uitvoeren van een uitzonderingstelling roept op tot fysiek inventarisatie van het aantal gehandhaafde eenheden van elk item.Om de telling uit te voeren, zal een individu of een team van individuen een gedrukte kopie van de huidige inventaris gebruiken, inclusief het aantal eenheden dat op een bepaalde datum op voorraad zou moeten zijn.Aangezien inventarisitems meestal een specifieke opslagruimte in het magazijn worden toegewezen, gaat iemand naar die aangewezen ruimte en telt hij fysiek het aantal eenheden bij de hand.Als de fysieke telling overeenkomt met de telling die wordt weerspiegeld in de boekinventaris, is er geen uitzondering.Als de twee tellingen niet overeenkomen, resulteert dit in het markeren van het item als een uitzondering.

Periodiek het uitvoeren van een uitzonderingstelling is om verschillende redenen belangrijk.Het afstemmen van wat er in de inventarisrecords wordt weergegeven met wat er daadwerkelijk bij de hand is, helpt de mogelijkheid te elimineren om geen essentiële onderdelen of materialen te bevatten die nodig zijn om de operatie in stand te houden.Als het aantal uitzonderingen vaststelt dat er meer eenheden bij de hand zijn dan weerspiegeld in de boekinventaris, maakt dit de kans om de boeken dienovereenkomstig aan te passen en de bestelinstructies voor dat specifieke item te herzien, een strategie die helpt om een opgeblazen inventaris te voorkomen die op zijn beurt op zijn beurt isactiveert een hogere fiscale verplichting.

De frequentie die betrokken is bij het uitvoeren van een uitzonderingstelling zal variëren, op basis van de grootte en aard van de bedrijfsoperatie.Een klein bedrijf dat de neiging heeft om met een minimum aan inventaris te werken, kan vaststellen dat het uitvoeren van de telling een of twee keer per jaar voldoende is.Voor grote bewerkingen die een constante omzet in grondstoffen en machinecomponenten zien, is het niet ongebruikelijk dat een uitzonderingstelling minstens eenmaal per kwartaal wordt uitgevoerd.Zolang de telling vaak genoeg optreedt om te voorkomen dat het bedrijf problemen ondervindt met een opgeblazen inventaris of het beperken van activiteiten omdat belangrijke materialen of onderdelen niet bij de hand waren wanneer ze in de inventaris waren beschouwd, kan de frequentie als voldoende worden beschouwd.