Wat is documentautomatisering?

Documentautomatisering is het proces waarbij computerdocumenten op een semi -automatische manier worden gemaakt.Dit type software wordt veel gebruikt door bedrijven, juridische entiteiten en iedereen die een breed scala aan documenten produceert.Over het algemeen wordt een document gemaakt door een sjabloon te gebruiken met vragen en gebieden die eenvoudig kunnen worden verwisseld en gewijzigd.Hoewel goed voor sommige applicaties, zullen anderen ontdekken dat documentautomatisering niet zo nuttig is bij de productie van documenten.

Documentautomatisering begint met een sjabloon.Als er bijvoorbeeld een juridisch bedrijf is gecontracteerd om een huurovereenkomst te schrijven, wordt een leasedocumentsjabloon gebruikt.Deze sjabloon heeft alle vereiste tekst om het officieel te maken, samen met gebieden waarin het bedrijf snelle wijzigingen kan aanbrengen om de sjabloon voor de specifieke behoeften van de klanten aan te passen.

Eén manier waarop deze wijzigingen worden aangebracht in documentautomatisering is via vragen.Deze vragen zijn gericht op de vorm of sjabloon en worden gemaakt, zodat het formulier onmiddellijk wordt gewijzigd voor de behoeften van de klant.Een vraag over een leningdocument kan bijvoorbeeld zijn of de lening 10, 20 of 30 jaar duurt.Alle gebieden waar deze informatie van toepassing is, worden gewijzigd om te coördineren met het gegeven antwoord.

Er zijn ook gebieden waar de schrijver snel van tekst kan veranderen.Dit wordt meestal gebruikt om de naam en contactgegevens van de klant in te vullen.Drop-down menu's die voorbeelden voor het schrijven van voorraad kunnen weergeven, kunnen ook worden gebruikt.Graphics kunnen mogelijk ook worden gemanipuleerd, vooral als het documentautomatiseringsprogramma voor bedrijven wordt gemaakt, omdat een bedrijf waarschijnlijk zijn logo aan het document wil toevoegen.Door een gebied te hebben waar afbeeldingen kunnen worden toegevoegd en gewijzigd, kan het bedrijf een logo toevoegen met slechts een paar klikken.

Documentautomatisering wordt over het algemeen gemaakt als een op zichzelf staand programma of een add-on.Hierdoor kan de gebruiker zich bij zijn of haar favoriete programma houden en gewoon de automatiseringsfuncties gebruiken voor documentassemblage, of een compleet ander programma gebruiken dat mogelijk functies hebben die andere programma's missen.In beide gevallen moet de gebruikerscomputer in staat zijn om aan de geheugen- en verwerkingsbehoeften van het programma te voldoen als de assemblagesoftware goed moet functioneren.

De meeste bedrijven zullen documentassemblagesoftware nuttig vinden, maar er zijn er enkele die dat niet zullen doen.Als een bedrijf toegewijd is om elk document met hand te schrijven en elk anders te maken, is het automatiseren van het proces niet nuttig.Als het grootste deel van de gemaakte documenten niet op een formulier kan worden toegepast omdat elk aanzienlijk anders is, is documentautomatisering ook niet nuttig.