Wat is factuurbeheer?

Factuurbeheer is een interne bedrijfsfunctie die verantwoordelijk is voor het beheren van documenten van leveranciers of leveranciers.Facturen vertegenwoordigen een brondocument in de boekhouding.Brondocumenten schetsen specifieke informatie met betrekking tot een financiële transactie.Verkopers bieden meestal externe diensten zoals onderhoud, nutsbedrijven, kantoorbenodigdheden of advertenties aan bedrijven.Leveranciers vertegenwoordigen bedrijven die bedrijven van economische middelen bieden.Economische middelen omvatten de grondstoffen en directe arbeid die nodig is om consumentengoederen of diensten te produceren.Bedrijven gebruiken factuurmanagementprocessen om ervoor te zorgen dat leveranciers en leveranciers tijdig betaling ontvangen.

Een gemeenschappelijk factuurbeheerproces is het drieweg match-systeem dat wordt gevonden in accounts te betalen functies.Inkooporders vertegenwoordigen de interne informatie van het bedrijf die een specifieke autorisatie van particulieren biedt om artikelen van leveranciers of leveranciers te kopen.Twee exemplaren van inkooporders bestaan meestal in een bedrijf.Eén wordt naar de leverancier of leverancier gestuurd en één wordt behouden op de boekhoudafdeling van het bedrijf.Dit document speelt later tijdens het factuurbeheerproces.

Bedrijven die bedrijfstechnologiesoftware gebruiken, kunnen elektronische kopieën van inkooporders gebruiken.In plaats van een papieren kopie in een bestand te onderhouden, kunnen bedrijven deze informatie scannen in een serverdatabase.Hierdoor kunnen individuen de inkooporder indien nodig beoordelen of ophalen.Bedrijfssoftware kan ook de nauwkeurigheid van inkooporderinformatie vergroten.

Het tweede document in het drieweg matchfactuurbeheersysteem is het ontvangende ticket.Het ontvangende ticket en geeft aan dat alle goederen of diensten door het bedrijf zijn ontvangen volgens de inkooporder.Het ontvangen van tickets is meestal de verantwoordelijkheid van het magazijn of administratief personeel van het bedrijf.Een kopie van de inkooporder en het ontvangen van ticket wordt verzonden naar de boekhouding om de factuurbetaling af te ronden.

Veel leveranciers en leveranciers bieden klanten 30 dagen aan om te betalen voordat ze kosten en rente op onbetaalde saldi beoordelen.Accounts betaalbare griffiers zullen het ontvangende ticket en inkooporder in een openstaand bestand indienen.Na ontvangst van de definitieve factuur van de verkoper om de betaling te vragen, zal de Betalables Clerk overeenkomen met alle drie de documenten om de informatiewedstrijden te verzekeren.Het matchen van de informatie van elk document is de kern van het driewegfactuurbeheersysteem.Bedrijven betalen zelden leveranciers of leveranciers als de documenten niet overeenkomen.Zodra het betaalbaar proces van de accounts is voltooid, zullen de griffiers een cheque voor de factuur afsnijden, handtekening aanvragen bij de eigenaar of de juiste manager en de cheque mailen.

Bedrijven kunnen aangepaste factuurbeheersystemen gebruiken.Ondernemers en managers zullen een systeem ontwikkelen dat hun backoffice en boekhoudfuncties het beste ondersteunt.Grotere organisaties die elke maand enkele honderden facturen ontvangen, kunnen een eenvoudiger systeem wensen dan de driewegwedstrijd.Factuurbeheer vereist niet dat alle bedrijven hetzelfde systeem gebruiken.