Wat is factuurverwerking?

Factuurverwerking is een reeks procedures voor het verwerken van facturen om ervoor te zorgen dat ze tijdig worden betaald.Individuele bedrijven hebben meestal hun eigen verwerkingssystemen, waarbij leden van boekhoudpersoneel betrokken zijn, evenals supervisors en ander personeel.Software om te helpen bij factuurverwerking is beschikbaar om het proces te stroomlijnen, het gemakkelijker te maken om records te vinden en snelle toegang te bieden tot de huidige uitstaande facturen.

Het proces begint met de levering van een factuur per fax, e -mail, e -mail of een ander systeem.Een lid van het boekhoudpersoneel moet de factuur openen en beoordelen om te beslissen hoe verder te gaan.Het kan een inkoopordernummer hebben, dat aangeeft dat de persoon die verantwoordelijk is voor die inkooporder moet verifiëren.Dit kan inhouden dat het controleren van de factuur op ontvangen werkelijke items en het verifiëren van een persoon de aankoop in de eerste plaats goedkeurde.Als er geen inkoopordernummer aanwezig is, moet de accountant het document onderzoeken om te bepalen wat voor soort product of dienst wordt besproken.

In elektronische factuurverwerkingssystemen kunnen mensen de factuurgegevens opnemen, inclusief de oorspronkelijke leverancier, details, vervaldatum, enzovoort, het maken van een traceerbare database -invoer.Boekhoudkundige toezichthouders kunnen lijsten aanvragen met hangende facturen gesorteerd op vervaldatum en andere parameters.Zodra een accountant de betaling goedkeurt, kunnen fondsen worden verzonden door cheque, elektronische fondsenoverdracht en andere methoden, met behulp van de leveranciersinformatie in het dossier.Als een verkoper nieuw is, moet de boekhoudafdeling mogelijk contact opnemen om informatie te verzamelen als de factureringsgegevens niet zijn voltooid.

Bedrijven registreren hun betalingen per cheque of bevestigingsnummer, afhankelijk van hoe zij fondsen indienen, om een record te maken waarin wordt weergegeven wanneer en hoe zij een betaling hebben gedaan.Zodra het geld is verzonden, kan de boekhoudafdeling opmerken dat de factuur wordt betaald en deze uit de kolom van de rekening van de rekeningen in hun grootboeken verplaatsen.Als er een geschil voorkomt over betalingen, zijn deze gegevens beschikbaar voor beoordeling om erachter te komen waar een betaling is afgedwaald en hoe het probleem kan worden aangepakt.

Het aantal stappen dat betrokken is bij de factuurverwerking kan variëren, afhankelijk van het bedrijf en de systemen ITtoepassingen.Failsafes worden ingebouwd om problemen zoals dubbele betalingen te voorkomen, te betalen voor ongeautoriseerde aankopen of het niet betalen van een factuur binnen de toegewezen voorwaarden.Bij een klein bedrijf kan een enkele persoon de leiding hebben over deze betalingen, terwijl grotere bedrijven mogelijk een volledige accounts te betalen afdeling hebben die verantwoordelijk is voor het verwerken van alle factuurverwerking, voor elke leverancier van nutsbedrijven om onderaannemers te onderaannemers die een bedrijf gebruikt bij specifieke projecten.