Wat is kantooradministratie?

Kantooradministratie is het proces om toezicht te houden op de dagelijkse activiteiten van een kantoor.De taak van administratie is meestal de verantwoordelijkheid van een kantoorbeheerder of manager.Afhankelijk van de algemene bedrijfsstructuur van de organisatie en de complexiteit van taken die zijn gekoppeld aan de operatie in het algemeen, kunnen de verantwoordelijkheden van de manager of beheerder zich richten op enkele kerntaken, of het beheer van een breed scala aan functies omvatten.

Een van de kerntaken die verband houden met kantooradministratie is het beheer van de werknemers die aan het kantoor zijn geassocieerd.Meestal zijn kantoorbeheerders verantwoordelijk voor het toezicht op het kantoorpersoneel en zorgen ervoor dat elke werknemer middelen heeft die nodig zijn om zijn of haar toegewezen taken competent uit te voeren.Beheerders fungeren ook als probleemoplossers en bieden ondersteuning en hulp aan werknemers wanneer ongebruikelijke situaties zich voordoen tijdens de voltooiing van een toegewezen taak.Het is niet ongebruikelijk dat beheerders verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van periodieke evaluaties van medewerkers, het aanbevelen van loonsverhogingen of het bieden van werknemers remediërende of crosstraining als middel om die werknemers te helpen hun relaties met de werkgever te verbeteren.

Samen met het beheren en ondersteunen van werknemers, houdt kantooradministratie ook in dat het kantoor altijd de middelen heeft die nodig is om productief te blijven.Dit omvat het coördineren van de reparaties op kantoorapparatuur die niet goed functioneert, of het voorbereiden en indienen van aanvragen voor nieuwe apparatuur indien nodig.Kantoorbeheerders worden vaak belast met het beheren van het gebruik van kantoorbenodigdheden zoals papier, schrijfinstrumenten, printerlinten en andere items die constant in gebruik zijn rond het kantoor.De kantoorbeheerder streeft ernaar het kantoor te allen tijde binnen het toegewezen budget te houden en heeft vaak enige input in de budgetplanning voor komende boekhoudperioden.

Afhankelijk van de omvang van de betrokken kantooradministratie, kan een werkgever eisen dat een beheerder ten minste een twee jaar diploma van een geaccrediteerde onderwijsinstelling bezit, met die mate in een veld in verband met de algemene functie van het bedrijf.Met kantooromgevingen die complexer zijn, kan een beheerder een diploma van vier jaar moeten hebben in een geschikte studie.Veel bedrijven geven er de voorkeur aan om van binnenuit te promoten, wat betekent dat iemand die in een instapvositie begint, uiteindelijk de training kan krijgen die nodig is om deel uit te maken van de kantooradministratie.Wanneer dit het geval is, helpt de werkgever de werknemer normaal gesproken de mogelijkheid om zijn of haar opleiding te bevorderen, zowel door hulp te bieden bij het behalen van een diploma, als met een soort mentorprogramma op het werk.