Wat is projectaankoop?

Projectopkoop omvat een systematisch proces van het identificeren en aanschaffen van, door aankoop of acquisitie, noodzakelijke projectdiensten, goederen of resultaten van externe leveranciers die het werk zullen uitvoeren.Het is meestal een functie van de projectmanager;Sommige organisaties kiezen er echter voor om een andere persoon dan de projectmanager te selecteren om deze taken af te handelen.Er zijn zes processen die door de projectmanagementsector worden erkend als een integraal onderdeel van projectaankoopbeheer.

De eerste van deze processen is het plannen van aankopen en acquisities.In deze stap worden behoeften geïdentificeerd die outsourcing vereisen.Bronnen voor het verkrijgen van de vereiste goederen, diensten of resultaten worden onderscheiden door een marktanalyse.Bij het plannen van de inkoop worden projectdoelstellingen beoordeeld om ervoor te zorgen dat de acquisitie niet afdwaalt van de genoemde doelstellingen.Voltooiing van deze stap omvat identificatie van de middelen die nodig zijn voor de acquisitie, bepaling van het contracttype dat nodig is om de acquisitie te beveiligen en de voorbereiding van een inkoopbeheerplan.

Contractplanning, het aanvragen van de antwoorden van de verkoper en het selecteren van de verkoper zijn de volgende drieprocessen die kunnen worden voltooid.In contractplanning is het noodzakelijk om de gevraagde producten of diensten in detail te beschrijven.Verzoeken om voorstellen en biedingen moeten worden gedocumenteerd om problemen te voorkomen.

Bij het aanvragen van de antwoorden en voorstellen van verkopers worden specifieke leveranciers geïdentificeerd en op een gekwalificeerde verkoperslijst geplaatst.Geselecteerde leveranciers worden beschouwd als gekwalificeerd op basis van hun vermogen om de goederen of diensten te verstrekken, rekening houdend met de beperkingen van het project, hun belang bij het verstrekken van goederen of diensten en de redelijkheid van hun biedingen.Zodra de potentiële verkopers uit elkaar zijn gezet, worden de voorstellen van de geselecteerde verkopers geëvalueerd om de beste leverancier te bepalen om de goederen of diensten te leveren.Nadat de verkopers zijn gekozen, zijn contracten onderhandeld.

Het beheersen van contracten is van cruciaal belang voor projectaankooptaken.Het duidelijk is dat de verplichtingen, verantwoordelijkheden en prestatiedoelen essentieel zijn om deze stap te voltooien.Bevredigende prestaties van het contract omvatten het bijhouden van de uitvoering van de vermelde doelen.Soms moet de projectaankoopmanager mogelijk processen corrigeren om de gewenste resultaten te verkrijgen.Contractwijzigingen moeten worden gecontroleerd en gedocumenteerd om onnodige juridische claims te voorkomen.

Zodra het contract is voltooid, is de laatste stap om het contract te sluiten.Het contract wordt gecontroleerd om ervoor te zorgen dat alle voorwaarden van het contract zijn vervuld.Contractsluiting omvat het evalueren van de prestaties van de leverancier en het documenteren van alle geleerde lessen bij het uitvoeren van het contract.

Projectopkoop is geen exacte wetenschap.Hoewel dit proces algemeen wordt geaccepteerd binnen de branche, kan de werkelijke uitvoering verschillen tussen organisaties.Er zijn veel cursussen beschikbaar die de strategieën onderwijzen die worden gebruikt door projectaankoopmanagers.Community colleges en uitgebreide onderwijsafdelingen van universiteiten geven vaak klassen over dit onderwerp.