Wat is inkooporderbeheer?

Aankooporderbeheer is een interne bedrijfsboekhoudfunctie.Bedrijven gebruiken een aankoopproces om voorraden, operationele activa en andere artikelen te verwerven die nodig zijn om goederen of diensten te produceren.Aankooporders vertegenwoordigen een intern document dat specifieke autorisatie geeft voor het kopen van verschillende bronnen.Grotere bedrijven hebben meestal een goed gedefinieerd inkooporderproces dan kleinere bedrijven.Grote bedrijven creëren beleid voor inkooporderbeheer om ervoor te zorgen dat werknemers standaard operationele procedures voor dit proces volgen.

Bedrijfseigenaren wijzen meestal inkooporderautoriteit aan bepaalde personen in het bedrijf.Bedrijfseigenaren, bestuurders en managers op executive-niveau laten operationele managers vaak toe om inkooporders voor hun afdeling goed te keuren.Aankooporders voor aanzienlijke dollarbedragen, zoals enkele duizenden dollars, zijn de enige inkooporders die de autorisatie van een directeur nodig hebben.Bedrijfseigenaren en uitvoerende managers delegeren deze mogelijkheid om ervoor te zorgen dat de bedrijfsactiviteiten van het bedrijf kunnen doorgaan zonder overmatig toezicht.

Bedrijven kunnen een inkooporderbeheersysteem gebruiken dat een evaluatie van verschillende leveranciers of leveranciers vereist.Deze vereiste zorgt ervoor dat het bedrijf de laagst mogelijke kosten krijgt voor economische middelen.Productie-, productie- en bouwbedrijven gebruiken gewoonlijk een bid/voorstel inkoopordersysteem.Een BID/voorstelsysteem stelt leveranciers en leveranciers in staat om een bedrijf specifieke informatie te presenteren met betrekking tot de aankopen van economische middelen.Verkopers en leveranciers schetsen de kosten voor elk item, de beschikbare leveringsproces en de tijd die nodig is om alle diensten te voltooien die op het BID/voorstel worden vermeld.Dit proces verlicht het bedrijf om overvloedige hoeveelheden voetenwerk te doen met betrekking tot de acquisitie van economische middelen.

grote bedrijven hebben vaak een inkoopafdeling die verantwoordelijk is voor het verwerven van middelen.Deze afdeling neemt de geautoriseerde inkooporder en stuurt deze naar de verkoper of leverancier.De inkoopafdeling beoordeelt de beschikbaarheid van goederen om ervoor te zorgen dat de verkoper alle contractuele verplichtingen op de inkooporder kan voltooien.Vervolgkwesties of wijzigingen in de inkooporder kunnen voor zijn goedkeuring naar de operationele manager worden gestuurd.De inkoopafdeling is gewoon een intermediaire functie die het bestelproces in het inkooporderbeheersysteem behandelt. Zodra de goederen of diensten zijn ontvangen of voltooid, sturen leveranciers en leveranciers het bedrijf een factuur om een betaling aan te vragen.Dit begint het laatste proces van het inkooporderbeheersysteem.De factuur wordt beoordeeld door de boekhoudafdeling van het bedrijf.Op de Accounting Department is Accounts Payable verantwoordelijk voor het beoordelen van papierwerk in de inkooporder en het uitgeven van betalingen.Veel bedrijven gebruiken een drieweg match-systeem.Accounts Payable Clerks zullen de interne inkooporder beoordelen tegen de ontvangende papieren en leveranciersfacturen.Bedrijven zullen alleen betalingen uitgeven wanneer alle drie stukken papierwerk overeenkomen.Boekhoudkundige griffiers zullen de informatie invoeren in de boekhoudsoftware van het bedrijf, een cheque afdrukken en een geautoriseerd ondertekenaarbord hebben in de uitgave betaling aan de verkoper.