Wat is het belang van gegevensbehoud?

Gegevensbehoud is al lang belangrijk voor het welzijn van zowat elk type bedrijf.In het verleden betekent dit het handhaven van archieven van papieren documenten die kunnen worden opgehaald wanneer en indien nodig, die deze dossiers vaak tientallen jaren bijhouden voordat ze ze weggooien.Tegenwoordig heeft elektronische gegevensbehoud de taak gemakkelijker gemaakt, een gelukkige omstandigheid, omdat het behouden van documenten belangrijker dan ooit is als een bedrijf zijn belangen en de belangen van zijn klanten wil beschermen.

Er zijn een aantal verschillende soorten documenten die moeten worden opgenomen in elk type gegevensbehoudprogramma.Alle elektronische communicatie, met name e-mails en wachtwoordbeveiligde bestanden en andere documenten, zijn essentieel voor het bewaarproces.Samen met elektronische correspondentie moeten elk type overeenkomsten, contracten of andere documenten die juridische claims van of voor het bedrijf bevatten, zelfs nadat die documenten door nieuwere versies zijn vervangen.Net als in het verleden moeten papieren documenten zoals klantfacturen en -records, toepassingen van werknemers en personeelsinhoudsinhoud en gegevens in de gezondheidszorg ook op een efficiënte manier worden gearchiveerd.

Een van de belangrijkste redenen voor het maken en onderhouden van een solide gegevensbehoudprogrammaheeft te maken met juridische kwesties.Simpel gezegd, elk document dat te maken heeft met de werking van het bedrijf, kan informatie bevatten die het bedrijf zou helpen in geval van een rechtszaak.De opgeslagen documentatie maakt het gemakkelijker om relevante gebeurtenissen en tijdlijnen te reconstrueren en de verklaringen van bedrijfsfunctionarissen te bewijzen met betrekking tot wat ze wel en niet deden met betrekking tot die specifieke juridische kwestie.Ervan uitgaande dat het gegevensbehoudprogramma grondig is, kunnen efficiënt archiveringsdocumenten het bedrijf veel tijd en geld besparen met elk type juridische stappen, inclusief kwesties met betrekking tot belastingen, incidenten waarbij werknemers of convenanten zijn gemaakt met klanten.

Naast het verstrekken van informatie die van cruciaal belang kan zijn bij het oplossen van een juridisch probleem, biedt goede gewoonten voor gegevensbehoud ook de mogelijkheid om klanten superieure ondersteuning te bieden aan klanten.De mogelijkheid om gebeurtenissen te traceren die jaren eerder hebben plaatsgevonden bij een bepaalde klant, kan de weg vrijmaken voor het beheren van een probleem dat vandaag naar voren is gekomen, of mogelijk inspiratie te bieden voor een nieuw product of service die aantrekkelijk kan zijn voor meer dan één klant.De mogelijkheid om rapporten van de gearchiveerde gegevens samen te stellen, kan het mogelijk maken om trends te identificeren en ideeën op te vullen die anders nooit duidelijk zouden zijn geweest.Vanuit dit perspectief gaat gegevensbehoud niet alleen over het creëren en bijhouden van een record van het verleden, maar ook over het creëren van een bron die kan helpen de vooruitzichten van het bedrijf in de toekomst te verbeteren.