Hoe word ik een bestandsklerk?

Om een bestandsklerk te worden, moet u meestal een baan in een kantoor krijgen, zodat u kunt worden getraind in het gebruik en het beheer van het archiefsysteem.Als algemene regel leren bestandsklerks hun werk via hun werk, hoewel veranderingen in technologie mogelijk vereisen dat u verschillende soorten computersoftware leert, evenals verschillende methoden voor het opslaan en ophalen van relevante informatie.U kunt ook profiteren van het volgen van cursussen in kantoortechnologie en cursussen die uw begrip van de industrie waarin u werkt, kunnen verbeteren.In sommige gevallen wordt van u verwacht dat u hoge vertrouwelijkheidsnormen handhaaft en beveiligingsprotocollen afdwingt. Gezien de proliferatie van computersystemen in veel kantoren, kan de mogelijkheid om met harde kopie te werken op veel gebieden afnemen.Hoewel sommige bedrijven en kantoren enkele records voor hard copy kunnen bijhouden, brengen velen hun papieren records over naar digitale media.Als u een bestandsklerk in een dergelijk kantoor wilt worden, moet u meestal de mogelijkheid aantonen om documenten te scannen en zodanig te beheren dat ze gemakkelijk kunnen worden gevonden.Mogelijk heeft u ook ervaring nodig in training in het management van databases.

VEEL middelbare scholen, handelsscholen en community colleges bieden training in kantooradministratie aan.Hoewel u mogelijk geen diploma of certificaat van een van deze programma's hoeft af te ronden om een bestandsklerk te worden, kunnen sommige werkgevers gunstig kijken naar uw formeel onderwijs op deze gebieden.Naast training in verschillende administratieve taken, kan bekend zijn met de woordenschat van de industrie waarin uw werkgever actief is uiterst nuttig bij de ontwikkeling van een samenhangend archiverings- en informatieopslagsysteem.Je wordt misschien niet gevraagd om een dergelijk systeem daadwerkelijk te ontwerpen, maar het hebben van een goede kennis van de informatie die je opslaat, kan je helpen om de informatie op een later tijdstip effectiever te labelen en op te halen.

In veel gevallen bevatten bestanden gevoelige informatie.Als u bijvoorbeeld werkt als een medisch bestandsklerk, kunnen de bestanden die u beheert, gevoelige medische informatie bevatten.Evenzo kunnen dossiers in het advocatenkantoor extreem gevoelig materiaal bevatten over persoonlijk, juridisch en financieel leven.Om deze reden kunnen veel werkgevers erop staan dat u een achtergrondcontrole doorgeeft voordat u een bestandsklerk in hun kantoor wordt.Bovendien moet u mogelijk training volgen in vertrouwelijkheidsproblemen, evenals bij de juiste behandeling en verwijdering van bestanden om de informatie die ze bevatten te beschermen.