Hoe schrijf ik een RFP?

Wanneer een bedrijf besluit een item of service te kopen en potentiële leveranciers wil vragen, schrijven ze eerst een verzoek om voorstel (RFP).De RFP beschrijft de criteria die ze willen dat leveranciers aanpakken, omdat ze voorstellen waarom ze moeten worden aangenomen voor de baan.Het is belangrijk om een RFP te schrijven die duidelijk is en vraagt om alle benodigde informatie, terwijl het bedrijf in een positief licht wordt gepresenteerd.Een slecht geschreven RFP kan betekenen dat het bedrijf zou kunnen eindigen met voornamelijk ongekwalificeerde of onvoldoende leveranciers, of helemaal geen voorstellen.

De eerste stap om een RFP te schrijven is eenvoudig genoeg om te bepalen wat het bedrijf precies nodig heeft.Hoewel dit vrij eenvoudig klinkt, is het eigenlijk de stap die het meest wordt genegeerd door bedrijven.Veel bedrijven beginnen een RFP te schrijven zonder een duidelijk begrip te hebben van wat hun behoeften en verlangens zijn, en uiteindelijk te veel, te weinig of tegenstrijdige dingen vragen.Input moet worden gevraagd uit iedereen die betrokken is bij het getroffen project, en er moet een consensus worden bereikt over wat er daadwerkelijk nodig is voordat de RFP zelfs wordt begonnen.En wat u gewoon

wilt

worden bereikt.Veel bedrijven maken de fout wanneer ze een RFP schrijven voor het maken van een verlanglijstje van hun droomfuncties, maar het gebruik van behoefte woorden zoals zullen en must .Verkopers die mogelijk niet in staat zijn om aan een of twee van deze criteria te voldoen, mogen helemaal geen voorstel indienen als zij geloven dat de criteria absoluut noodzakelijk zijn.Het is belangrijk om aandacht te schenken aan de gebruikte taal, op te slaan Nood nodig voor wanneer ze nauwkeurig zijn, en het gebruik van zachtere taal zoals verlangen en optioneel voor voorkeursfuncties. Voordat eventuele voorstellen daadwerkelijk worden gevraagd, is het ookEen goed idee om te weten hoe het ideale voorstel eruit zal zien.Als er meerdere aspecten zijn waarmee voorstellen worden beoordeeld, bijvoorbeeld als ze worden beoordeeld op prijs, tijdigheid en functiedichtheid, hebben dan een idee hoeveel van elk van deze functies zal worden gewogen.Weet hoe een voorstel dat de laagste prijs biedt, maar een lange wachttijd zal verhouden tot een voorstel dat twee keer zo duur is maar de helft van de tijd kost.Dit zal helpen om verwarring en stress later in het proces te verminderen. Eigenlijk gaan zitten om een RFP te schrijven kan een vrij pijnloze en snelle procedure zijn zodra het grondwerk is gelegd.De introductie moet net uiteenzetten waarom het bedrijf om voorstellen aanvraagt en een overzicht geeft van de rest van het verzoek, inclusief belangrijke criteria en deadlines.De RFP moet dan behandelen wat een winnend voorstel moet hebben, gevolgd door de gewenste kenmerken en criteria voor het kiezen van de winnaar, vooral als er ingestelde selectiecriteria zijn.Vervolgens moet een tijdlijn worden gegeven die verschillende benchmarkdatums en een definitieve vervaldatum bevindt.Ten slotte moet de RFP de aanvragers een idee geven wat er daarna zal gebeuren, inclusief hoe lang ze kunnen verwachten te wachten om terug te horen, en of die niet gekozen reactie een reactie kan verwachten.