Wat zijn de verschillende soorten secretaresses?

In typische zakelijke instellingen voeren de meeste kantoorsecretarissen dezelfde fundamentele administratieve taken uit.In bepaalde soorten kantoren kunnen secretaresses echter zich in een bepaald gebied specialiseren en unieke verantwoordelijkheden hebben.Enkele voorbeelden zijn onder meer uitvoerende secretaresses en secretaresses die werken in de juridische, medische en financiële gebieden;Deze posities vereisen vaak extra training of ervaring, behalve het uitvoeren van standaard administratieve taken.Virtuele assistenten, van wie de meesten op afstand werken in een afzonderlijk kantoor of buiten hun huizen, zijn een andere categorie secretaresses die gebruikelijk zijn geworden op de moderne werkplek.

Traditioneel is een kantoorsecretaris de persoon die verantwoordelijk is voor het verwerken van het administratieve werk voor eenorganisatie, zoals een bureau, een bedrijf of een school.Hij of zij kan bijvoorbeeld interne en externe communicatie beheren, evenementen en afspraken plannen, databases of andere registersystemen onderhouden en ervoor zorgen dat kantooractiviteiten soepel en efficiënt verloopt.Secretarissen zijn meestal bekwaam met technologie, operatietelefoons, faxmachines, computers en andere kantoorapparatuur.

Een uitvoerend secretaris is vaak de assistent van de leider van een bepaalde organisatie of van een afdeling binnen een bedrijf.Een directeur zonder winstoogmerk kan bijvoorbeeld een uitvoerend secretaris hebben, die vervolgens toezicht kan houden op de secretariële medewerkers die routinematige administratieve taken uitvoeren.Zijn of haar rol omvat vaak het coördineren van de workflow van het kantoor en het delegeren van administratieve verantwoordelijkheden aan andere werknemers.

juridische secretaresses, meestal onder toezicht van een advocaat of een paralegal, voert in het algemeen administratieve taken uit met betrekking tot juridische procedures.In vergelijking met andere soorten secretaresses, kan hun werk zich zwaarder concentreren op onderzoek.Andere dagelijkse verantwoordelijkheden kunnen omvatten het opstellen van juridische documenten en het plannen van vergaderingen met klanten en andere advocaten.

Een medische secretaris heeft normaal gespecialiseerde kennis met betrekking tot geneeskunde of ziektekostenverzekering.Hij of zij kan werken in een artsenkantoor, een kliniek of een ziekenhuis, en is vaak verantwoordelijk voor het plannen van afspraken en het bijhouden van patiëntendossiers.De positie vereist meestal enige financiële kennis om factureringsprocedures uit te voeren.Als een juridische secretaris kan een medische secretaris ook onderzoek verrichten.Bovendien kan hij of zij worden toegewezen aan een specifieke medische professional, hem of haar helpen bij het schrijven van rapporten en tijdschriftartikelen of het voorbereiden van conferenties.

Een financiële secretaris is een professional die vaak werkt voor een kerk of andere organisatie die zorgvuldig moet volgenvan inkomende en uitgaande fondsen.In sommige gevallen is de rol van financiële secretaris geen betaalde positie, maar eerder een vrijwillige zetel die iemand op een bord of aanverwante groep mensen vult.Hij of zij volgt normaal gesproken financiële gegevens en kan verantwoordelijk zijn voor de daadwerkelijke omgang van fondsen.

Virtuele assistenten zijn meestal freelancers die vanuit huis of ergens anders werken dan een traditioneel kantoor.Ze vertrouwen sterk op technologie, omdat het grootste deel van hun werk wordt gedaan per computer, fax en telefoon.Hun specifieke expertisegebieden kunnen variëren.Sommigen fungeren als persoonlijke assistenten voor hun supervisors, het plannen van engagementen en het uitvoeren van andere administratieve taken.Anderen kunnen zich specialiseren op bepaalde gebieden zoals financiën, boekhouding of juridische of medische transcriptie.