Wat doet een kerksecretaris?

Een kerksecretaris behandelt meestal alle administratieve zaken voor een kerk, van het beantwoorden van telefoons tot het ontwerpen van bulletins, het maken van kopieën en het beheren van correspondentie.Het werk is echter vaak veel meer dan alleen jongleren met papierwerk en rinkelende telefoons.De meeste secretaresses moeten ook optreden als een gezicht voor de hele organisatie.Basiskennis over de kerk, haar structuur en haar overtuigingen is vaak essentieel, zoals de secretaris kan worden opgeroepen om brede vragen van een breed scala van mensen te beantwoorden.

De bijzonderheden van wat een kerksecretaris noodzakelijkerwijs afhankelijk is van de bijzonderheden van de organisatie die in kwestie is.Meestal vormen administratieve taken echter het grootste deel van het werk.De secretaris beheert meestal het frontoffice van de kerk.Dit omvat het handhaven van de master -kalender, het plannen van afspraken en weten hoe ze al het personeel kunnen bereiken.Hij of zij moet goed thuis zijn in de programmering van de kerk en moet weten hoe hij specifieke vragen van het publiek kan sturen.

Tot op zekere hoogte moet een kerksecretaris een algemene kerkbron zijn, zowel voor congreganten als voor de buitenwereld.Aan de binnenkant is hij of zij verantwoordelijk voor het verbinden van kerkleden met pastors, het beheren van aanmeldingen voor klassen en evenementen en het publiceren en distribueren van aankondigingen.Dit omvat vaak het beheren van e-maildatabases en gedrukte vliegers en bulletins.

Secretaressies moeten ook de kerk en haar programmering naar de buitenwereld vertegenwoordigen.Nieuwkomers met vragen over diensten of gebeurtenissen bereiken de kerksecretaris meestal als een eerste referentiepunt tijdens het bellen.De secretaris moet in staat zijn om hoffelijk en eerlijk vragen over de kerk en haar beleid te beantwoorden.Pastorale counseling plannen, feiten verstrekken over bruilofts- en begrafenisplanning en het beantwoorden van vragen over de basisovertuigingen van de kerk komen allemaal binnen de functiebeschrijving van de kerksecretaris.

In sommige kerken, met name die die erg groot zijn, kan een kerksecretaris worden toegewezen aan een individuele pastoor of priester.Dit soort kerksecretaris is in veel opzichten als een persoonlijke assistent.Hij of zij zal het persoonlijke schema van de voorganger beheren en correspondentie ontvangt en verzendt in de naam van de pastoor.De secretaris zal communiceren met andere leden van het kerkpersoneel en zal af en toe meer algemene taken aannemen, zoals helpen bij het voorbereiden van wekelijkse nieuwsbrieven, maar besteedt het grootste deel van de dag in dienst van slechts één persoon.Kerken met deze structuur gebruiken meestal meerdere secretaresses: vaak een voor elk lid van het senior leiderschap, en een of meer om aan de receptie te zitten en meer algemene vragen af te handelen.

Alle secretaresses moeten meestal samenwerken om de consistentie te behouden, zowel in outreach als in taakbeheer.Dit geldt evenveel voor grote kerken met meerdere secretaresses als voor kleine kerken met verschillende parttime administratieve assistenten die samenwerken om de baan te dekken.Het kerkkantoor is een integraal onderdeel van de meeste kerkorganisaties, en de primaire rol van de secretaresses is ervoor te zorgen dat het kantoor efficiënt, effectief en nuttig is.