Een receptioniste van de receptie begroet bezoekers als ze bij een bedrijf aankomen, en is vaak de eerste stem die mensen horen wanneer ze het bedrijf bellen.Hij of zij doet meestal ook een aantal administratieve taken, waaronder het distribueren van e -mail en indiening.Afhankelijk van de werkplek kan een persoon in deze functie zich specialiseren in dingen als facturering, het maken van reserveringen of helpen met beveiliging.Hij of zij kan overal werken met een gastvrij gebied, van een fabriek tot een hotel.
Taken
De belangrijkste taken van een receptioniste van de receptie zijn om mensen welkom te laten voelen, vragen te beantwoorden en naar andere delen vanhet gebouw.Daarnaast doen de meeste kantoorwerkzaamheden.Ze behandelen schriftelijke correspondentie, plannen afspraken, verzenden en doorsturen e-mails, compileren rapporten en houden het kantoor soepel verlopen.Het voorbereiden van brieven en pakketten voor verzending is een regelmatige taak, evenals het ontwikkelen van goede relaties met verzending en koeriersdiensten.
Receptionisten van de receptie die al een tijdje in het werk zijn geweest, kunnen extra taken hebben, zoals lichte boekhouding en het onderzoeken van potentiële leveranciers.Dit is vooral gebruikelijk in bedrijven die geen andere administratief personeel hebben, zoals een secretaresse.Hij of zij kan ook rapporten en spreadsheets genereren en vergaderingen helpen organiseren.Sommige bedrijven hebben ook receptionisten die bestanden op andere werknemers onderhouden, waaronder informatie over hun aanwezigheids- en prestatiebeoordelingen.
specialisaties
Receptionisten van receptie hebben soms specialisaties op basis van hun werkplek.Bijvoorbeeld, een die in een advocatenkantoor werkt, moet mogelijk een basiskennis moeten hebben van het soort wet dat zijn of haar bedrijf gespecialiseerd is, terwijl iemand die in een medisch kantoor werkt, mogelijk medische facturering moet kunnen doen en de basisprincipes moet begrijpenvan ziektekostenverzekering.Evenzo moet de receptioniste van de receptie voor een hotel reserveringen kunnen brengen en mensen naar lokale bedrijven en bezienswaardigheden kunnen leiden.Degenen die werken op plaatsen die tastbare producten of huistentoonstellingen maken, zoals een fabriek of museum, kunnen ook bezoekers leiden op tours.Sommige plaatsen kunnen ook mensen in deze functie helpen bij de beveiliging door bezoekers in en uit te loggen of bezoekers om identificatie te vragen.
Persoonlijke en educatieve vereisten
Een receptioniste van de receptie moet zeer georganiseerd, vriendelijk en aantrekkelijk zijn.Hij of zij zou heel goed moeten kunnen multitasken en in staat zijn om prioriteit te geven aan projecten wanneer dat nodig is.Het verschil tussen een goede en een geweldige receptioniste komt vaak neer op goede probleemoplossende vaardigheden en het vermogen om te communiceren met een breed scala aan mensen.
Iedereen in deze positie moet goed werken met computers en telecommunicatiesystemen.Hij of zij moet regelmatig contact opnemen met werknemers, klanten en leveranciers en moet mensen indien nodig efficiënt kunnen bellen, e-mailen en sms'en.Hoewel niet altijd vereist, is webvideoconferenties en voice -over IP (VOIP) training een pluspunt.
Er zijn geen formele educatieve vereisten om een receptioniste van de receptie te zijn.Sommige bedrijven nemen mensen die gewoon een middelbare schooldiploma hebben en trainen ze on-the-job.Het hebben van op zijn minst een Associates -diploma kan echter de kans van een personen om dit soort baan te krijgen aanzienlijk vergroten, en sommige plaatsen vereisen meer geavanceerde graden.
