Wat doet een algemene beheerder?

Een algemene beheerder staat ook bekend als een officemanager of administratieve assistent.Hoewel functiebeschrijvingen enigszins per bedrijf zullen variëren, kan de algemene beheerder verantwoordelijk zijn voor het verwerken van alle correspondentie, het beantwoorden van telefoonlijnen, het nemen van berichten, het opstellen van rapporten en andere algemene kantoorrechten.In sommige gevallen hebben algemene beheerders mogelijk gespecialiseerde training nodig om sommige van deze taken in zeer technische kantooromgevingen te voltooien.De term wordt meestal gebruikt voor kantoorbanen in Engelstalige landen buiten Noord-Amerika.

Een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van een algemene beheerder is om alle correspondentie af te handelen, niet alleen inkomende post te controleren en ervoor te zorgen dat het de juiste persoon bereikt, maar ook correspondentie typen voor uitgaande e -mail.Sommige algemene beheerders moeten mogelijk naar het postkantoor gaan om de post op te halen, maar vaak wordt de e -mail op een centrale locatie in een kantoor geleverd voor verdere distributie.Deze plicht is van vitaal belang voor veel bedrijven, die biedingen of andere documenten kunnen hebben die onder strakke deadlines moeten worden onderzocht.

In sommige kantooromgevingen is een algemene beheerder verantwoordelijk voor het opstellen van rapporten in verschillende softwareplatforms.Daarom vereisen deze posities een goed begrip van kantoorsoftware, inclusief producten die worden gebruikt voor tekstverwerking, spreadsheets en dia -presentaties.Vaak is de algemene beheerder verantwoordelijk voor het nemen van de onbewerkte informatie en deze in een indeling die aantrekkelijk en presentabel is.Een supervisor zal meestal ondertekenen op het eindproduct voordat het wordt verzonden.

Met de komst van directe extensies en voicemail is de taak van een algemene beheerder met betrekking tot het beantwoorden en overbrengen van telefoongesprekken enigszins verminderd in de meeste kantoren.Er zijn echter momenten waarop de werknemer kan worden opgeroepen om telefoons voor de baas of andere leidinggevenden te beantwoorden.Sommige zaken kunnen mogelijk niet wachten en het is aan de beheerder om de situatie te begrijpen en met een passend antwoord te komen.Verder geven sommige leidinggevenden de voorkeur aan dat een frontoffice -persoon een schermtop telefoontjes voordat ze worden doorgestuurd.

Een andere manier waarop algemene beheerders administratieve ondersteuning kunnen bieden, is via databasebeheer.Als het bedrijf bijvoorbeeld lidmaatschappen heeft of een verkooplijst moet bijhouden, is dit een plicht die voor de algemene beheerder kan vallen.Het is aan deze persoon om ervoor te zorgen dat de database geen verouderde informatie heeft om betrouwbaar contact met klanten te behouden.

In sommige kantoren is de algemene beheerder ook verantwoordelijk voor het instellen en onderhouden van het schema van een ofmeer leidinggevenden.In deze situatie zal de beheerder vergaderingen opzetten, afspraken bevestigen en proberen de dag zoveel mogelijk op schema te houden.Dit kan ook het regelen van reisplannen omvatten.