Wat doet een managementassistent?

Een managementassistent, ook bekend als een uitvoerend secretaris, biedt hulp aan een of meer leidinggevenden op senior niveau.Deze persoon kan de president, CEO, vice -president of afdelingshoofd binnen een organisatie ondersteunen.Taken kunnen verband houden met administratieve functies die specifiek zijn voor de behoeften van de uitvoerende macht en organisatie.Werkverantwoordelijkheden voor een managementassistent gaan doorgaans verder dan algemene administratieve functies om complexe taken zoals analytisch onderzoek en rapportvoorbereiding te betrekken.Een managementassistent kan ook toezicht houden op andere administratieve medewerkers bij de organisatie.

Een persoon die als managementassistent werkzaam is, is verantwoordelijk voor het behandelen van de administratieve functies voor een of meerdere senior executives.De administratieve verantwoordelijkheden waarvoor de uitvoerende macht binnen de organisatie verantwoordelijk is, worden doorgaans aan deze persoon toegewezen.Veel van deze administratieve ondersteuning omvat het voorbereiden van memo's, e -mails en andere correspondentie namens de directeur.Deze persoon onderhoudt een archiefsysteem, beantwoordt telefoongesprekken en routeert berichten.Extra taken kunnen sorteren e -mail en faxen inhouden.

Het uitvoeren van verantwoordelijkheden kan effectief vereisen dat goede organisatorische vaardigheden en het vermogen om te multi-task zijn.De uitvoerende secretaris kan verantwoordelijk zijn voor het organiseren van vergaderingen en conferenties.Dit kan ook het coördineren van meerdere schema's vereisen en alle details met betrekking tot de vergadering afhandelen.Over het algemeen maakt het bereiden van de agenda en het bestellen van maaltijden of verfrissingen ook deel uit van de verantwoordelijkheden van deze persoon.

Wanneer de directeur moet reizen voor het bedrijfsleven, is de managementassistent meestal verantwoordelijk voor het beveiligen van luchtvaartmaatschappij-, autoverhuur- en hotelregelingen indien nodig.Managementassistenten zullen de agenda van de directeur vaak behouden en de uitvoerende macht bewust houden van dagelijkse en aanstaande afspraken, vergaderingen en bedrijfsgerelateerde reizen.Hij zal meestal presentatiemateriaal voor zijn baas voorbereiden die aan de vergaderingen worden geassocieerd.

Veel van de administratieve taken die aan de managementassistent zijn toegewezen, hangt af van wat de directeur bereid is te delegeren.Dit zou kunnen leiden tot complexere taken die verder gaan dan de fundamentele administratieve taken die doorgaans nodig zijn voor iemand die een andere persoon helpt.Een voorbeeld van deze complexe taken is het opstellen en verspreiden van rapporten.

Kennis van computertoepassingen met tussenliggende of geavanceerde vaardigheden is meestal essentieel om taken uit te voeren met minimaal toezicht.De managementassistent kan ook speciale projecten beheren met betrekking tot de hele organisatie en databases onderhouden.Afhankelijk van de grootte van het bedrijf, kunnen HR -generalistische taken ook deel uitmaken van zijn dagelijkse verantwoordelijkheden.

Een andere verantwoordelijkheid voor sommige managementassistenten kan ook het toezicht houden op lager niveau administratief personeel in de organisatie.Dit vereist leiderschapsvaardigheden en managementvaardigheden.Het is mogelijk dat de managementassistent de werkstroom van het administratieve personeel binnen de afdeling moet plannen, toewijzen en volgen.Samen met toezicht is de assistent meestal de go-to-persoon voor de dagelijkse kantooractiviteiten met betrekking tot kantoorapparatuur of problemen met het onderhoud van gebouwen.