Wat doet een privé -secretaris?

Een particuliere secretaris rapporteert vaak aan een eigenaar van een bedrijfsleider of een kleine onderneming.Deze speciale assistent kan routinetaken uitvoeren, zoals het beantwoorden van telefoontjes, het openen van de e -mail en het maken van afspraken.De taak kan ook inhouden dat vergaderingen bijwonen, aantekeningen maken en de notulen van deze sessies typen.Wanneer een manager verplicht is om te reizen, kan de secretaris verantwoordelijk zijn voor het maken van luchtvaart- en hotelreserveringen of het krijgen van fondsen goedgekeurd voor kosteneen tijd van leidinggevenden.Deze werknemer wordt ook gebruikt om te voorkomen dat de manager buitensporige onderbrekingen, zowel persoonlijk als telefonisch.Om deze reden screent een secretaris vaak telefoontjes en bezoekers, waarbij berichten worden genomen voor de baas in plaats van individuen toe te staan rechtstreeks met die persoon te praten.

Een privé -secretaris kan ook schriftelijke correspondentie screenen.Dit kan inhouden dat het ophalen van de post en het openen.Brieven die door de baas persoonlijk moeten worden afgehandeld, kunnen dan worden doorgegeven.In sommige gevallen kan de secretaris toegang hebben tot e-mailaccounts van bedrijven en die ook screenen.

Wanneer een directeur een vergadering houdt, zal er soms een particuliere secretaris aanwezig zijn.Dit is zodat de secretaris aantekeningen van de vergadering kan maken en vragen kan opschrijven die worden gesteld.Na het evenement kan de secretaris verantwoordelijk zijn voor het typen van de notulen en het verspreiden van de aanwezigen.

Een privé -secretaris fungeert vaak als een soort persoonlijke assistent.Dit betekent soms dat u voor de supervisor moet zorgen voor reisarrangementen.De assistent kan ook afspraken voor een directeur plannen om zaken te doen met betrekking tot deze reis, bijvoorbeeld het oppakken van een huurauto of het afzetten van droge reiniging.

In veel organisaties heeft deze speciale assistent veel te doen met een budget voor afdelingen.De particuliere secretaris kan verantwoordelijk zijn voor het indienen van voorstellen voor nieuwe projecten en het krijgen van schattingen voor arbeid of materialen.In sommige gevallen kan deze werknemer de leiding hebben over een klein geldfonds of winkelen voor kantoorbenodigdheden.

De hoeveelheid onderwijs die nodig is om een particuliere secretaris te worden, varieert van de ene organisatie tot de andere, maar omvat over het algemeen ten minste een middelbare schooldiploma.College -cursussen in bedrijfskunde kunnen ook nuttig zijn.Een aangename persoonlijkheid en het vermogen om goed te werken onder druk wordt verwacht, omdat deze secretaris nodig kan zijn om een aantal verschillende taken gedurende de werkdag uit te voeren.