Wat doet een secretaresse?

Secretaressies kunnen een reeks taken hebben, afhankelijk van hun werkplek, maar over het algemeen zijn ze verantwoordelijk voor het soepel houden van kantoren door een mix van administratieve en lage managementtaken uit te voeren.Deze professionals beantwoorden meestal telefoons en e-mailcorrespondentie en beheren archiefsystemen;Ze kunnen ook e-mail sorteren, vergaderingen organiseren en interoffice-communicatie coördineren.In de meeste gevallen wordt het werk beschouwd als 'instapniveau', wat betekent dat er geen speciale vaardigheden of educatieve kwalificaties nodig zijn voor succes.Precies hetzelfde, er is meestal ruimte voor vooruitgang.Mensen met veel potentieel of ervaring bevinden zich vaak in de race voor steeds prestigieuze banen met een hoger en hoger loon.

Administratief assistent, griffier en persoonlijke assistent -banen worden meestal opgenomen in deze paraplu.Al deze posities zijn administratief en zijn meestal meestal gericht op papierwerk en elektronisch documentbeheer.Een van de weinige uitzonderingen zijn overheidsniveau of andere officiële 'secretaresses', zoals de minister van Defensie of secretaris van de Schatkist.Hoewel deze titels een puur lage functie kunnen suggereren, zijn ambtenaren in deze rollen over het algemeen vrij hoog en doen ze meestal weinig tot geen administratief of administratief werk zelf.

Administratieve vaardigheden

Kantoorbeheer is een van de belangrijkste secretariële taken.Deze categorie werk kan enigszins breed zijn, maar houdt bijna altijd administratieve en administratieve taken in.Secretarissen beheren gewoonlijk kantoorpapierwerk, inclusief het verzenden en ontvangen van e -mail, het maken en organiseren van archiveringssystemen en het beheren van correspondentie.In de meeste instellingen zijn computer- en tekstverwerkingsvaardigheden essentieel.

Beantwoording van telefoongesprekken is op de meeste plaatsen ook een belangrijk onderdeel van het werk.Secretarissen zijn vaak de eerste mensen die klanten zullen spreken en klanten zullen spreken bij het bellen van een bedrijf.Als zodanig zijn goede manieren en een hoffelijke houding meestal vereist.Professionals moeten meestal veel tact tonen bij het nemen van berichten, bellers in de wacht zetten of basisvragen beantwoorden.

Planning en agenda

In veel instellingen zijn administratief personeel verantwoordelijk voor het beheren van kantoorkalenders en individuele werknemerskalenders.Ze zijn vaak verantwoordelijk voor het plannen van vergaderingen en afspraken en kijken naar conflicten en dubbele boekingen.Deze taak is met name uitgesproken op plaatsen zoals medische praktijken waar patiënten voortdurend om afspraken vragen, maar overal op een hoger niveau kunnen plaatsvinden, zijn 'gevraagd'.Zelfs als het slechts een kwestie is van het plannen van een lunchbijeenkomst of het regelen van dinerreserveringen, zijn secretaresses meestal enkele van de eerste mensen die leidinggevenden en managers wenden om hulp.

Managementtaken

Naast het hebben van administratieve vaardigheden, moeten administratief personeel managers en mensen zijn.Ze moeten anticiperen op de behoeften van kantoorpersoneel, interne problemen snel oplossen en efficiënt werken om verschillende mensen samen te coördineren en samen te brengen.Uitstekende vaardigheden van mensen zijn erg belangrijk, vooral als het gaat om het beheren van leidinggevenden en andere belangrijke medewerkers.Veel van het werk kan 'achter de schermen' zijn met secretaresses die anticiperen op de behoeften en eisen van hun superieuren voordat verzoeken zelfs worden gedaan.

Positie in personeelshiërarchie

In de meeste kantoren worden secretaresses als enigszins laag niveau beschouwd en zijn ze bijna altijdAan de onderkant van het kantoorpikorde.Ze antwoorden meestal op zowel het middenniveau als het senior management, en ze moeten meestal iedereen gelijk helpen.Grote bedrijven en kantoren hebben vaak hele secretariële pools, maar in welk geval er iets van een meer genuanceerde hiërarchie naar voren komt.In deze instellingen kunnen sommige werknemers de taak hebben om banen te doen, zoals het indienen en beantwoorden van telefoontjes, terwijl anderen mogelijk schema's beheren en met high communicerenER-rangorde personeel.De vooruitgang in deze kantoren hangt meestal af van tijd en ervaring.

Sommige van de meest prestigieuze werk die een secretaresse kan krijgen, is op het gebied van persoonlijke hulp.Veel senior executives en bedrijfsleiders hebben toegewijde beheerders wier hele werkleven is gewijd aan de zorg en het beheer van het schema van één leider.Dit type secretaris moet meestal lange uren werken en omgaan met soms onvoorspelbare eisen en verzoeken, maar is vaak een van de best betaalde en meest gerespecteerde van het beroep.

Trainings- en scholingsvereisten

Verschillende werkgevers hebben verschillende vereisten voor hoe hun secretaresses worden opgeleid.In sommige gevallen is een middelbare schooldiploma of equivalent alles wat nodig is, terwijl in andere de werkelijke secretariële certificeringen of graden de voorkeur hebben.Community colleges en beroepsscholen bieden vaak programma's aan waar geïnteresseerde studenten de ins en outs van tekstverwerking en kantoorbeheer kunnen leren.Dit soort natuurlijk nemen is vaak een goed idee, zelfs als het niet strikt vereist is, omdat het een applicatie kan helpen op te vallen en nieuwe medewerkers een been kan geven als het gaat om ervaring.

Speciale omstandigheden: officiële en overheidssecretarissen

De term "secretaris" mag niet altijd hechten aan een kantoorbeheerder.In sommige gevallen, met name die met hooggeplaatste overheidsfunctionarissen, kan de aanwijzing worden gebruikt in een eredoctoraat om het management van een brede sector van zaken aan te geven.Ambtenaren die afdelingen leiden of toezicht houden op grote overheidsdivisies kunnen secretariële titels gebruiken, maar hun banen moeten niet worden verward met meer gemeenschappelijke functies voor kantoorbeheer.