Wat doet een administratieve functionaris?
De primaire taak van elke administratieve functionaris is het beheren van de papieren en personeelstaken die nodig zijn om ervoor te zorgen dat de dagelijkse activiteiten soepel verloopt.Dit soort professionals zijn meestal enigszins hoogwaardig en hebben doorgaans leiderschapsverantwoordelijkheden naast hun bureauwerk.De meeste bedrijven en overheidsentiteiten gebruiken dit soort mensen om ervoor te zorgen dat interne activiteiten en zakelijke functies plaatsvinden zoals ze zouden moeten.In bijna elke context omvat de taak vier hoofdfuncties: communicatie, coördinatie, dagelijkse administratieve taken en langetermijnplanning.
Rol in bedrijven
Veel van de bekendste administratieve functionarissen werken in bedrijven.In grote bedrijven is er vaak een hele divisie gewijd aan administratieve zaken, en de officier dient als hoofd.Kleinere organisaties huren meestal dit soort professional in om samen met andere leiders op een veel meer hands-on manier samen te werken.In beide gevallen concentreert de taak zich op management.De administratieve functionaris heeft de leiding over het toezicht op processen en personeel om ervoor te zorgen dat het bedrijf in staat is om bepaalde gedefinieerde doelen te bereiken.Dit kan alles inhouden, van het toewijzen van projecten tot het schrijven van rapporten en het analyseren van uitvoernummers.Veel van het werk is 'intern', wat betekent dat het gebaseerd is op papierrapportage en -aanvragen.
overheidsposities De meeste regeringen hebben ook administratieve functionarissen nodig, hoewel de wereld van deze professionals de neiging heeft enigszins anders te zijn.In plaats van een bedrijf te helpen zijn eigen doelen te bereiken, is het taak van deze persoon om het publiek over te dragen hoe gekozen of aangestelde leiders het doen.Hij of zij kan ook rechtstreeks met die leiders samenwerken om ervoor te zorgen dat ze op koers blijven.De taak is nog steeds erg papieren gericht en omvat veel rapportschrijvende en cijfers.Het belangrijkste verschil is het beoogde publiek en het overkoepelende doel. Communicatie Administratieve functionarissen in zowel bedrijven als overheidskantoren moeten zich meestal veel richten op communicatie.Deze professionals zijn meestal verbonden met zowel senior management als front-line personeel, en zijn tot op zekere hoogte verantwoordelijk voor het heen en weer brengen van berichten tussen deze twee groepen.Alle communicatie moet meestal duidelijk, beknopt zijn en een professionele toon hebben.De mogelijkheid om te bepalen welke informatie te delen en de beste methode om te communiceren is meestal erg belangrijk. Coördinerende teamactiviteiten De meeste administratieve functionarissen zullen ook veel van hun aandacht richten op het samenbrengen van verschillende groepen mensen, hetzij om te producerenSpecifieke rapporten of om bepaalde informatie te krijgen over hoe het gaat.De soorten activiteiten en teams die moeten worden gecoördineerd, zijn afhankelijk van de industrie, bedrijfsfunctie en algemene bedrijfspraktijken.In een dienstenbedrijf moeten officieren bijvoorbeeld mogelijk locaties, werklocaties en productleveringen coördineren.In een medische praktijk kan de baan draaien om de informatiestroom te stroomlijnen tussen patiënten, verkoopvertegenwoordigers, consultants en de medische professionals die de kern van de praktijk vormen. Dagelijkse administratieve taken Bijna elke organisatie heeft ook veel kleinere taken die mogelijk alledaags lijken, maar moeten worden voltooid om het bedrijfsleven zoals gewoonlijk te laten werken.Veel hiervan is met papierwerk gerelateerd en het meeste valt onder de belangrijkste functiebeschrijving van de administratieve functionaris.Dit omvat het betalen van rekeningen, het uitgeven van facturen aan klanten, het verwerken van ontvangen betalingen en het creëren van loonadministratie voor personeel.Overmakingen aan de overheid en andere agentschappen moeten ook worden uitgezonden met de juiste ondersteunende documentatie.
In kleine bedrijven of agentschappen heeft de administratieve functionaris vaak de leiding over deze taken.Hoger aangedreven leidinggevenden doen dit soort taken niet vaak persoonlijk, in plaats daarvan geven de voorkeur aan DELegeer ze voor meer junior staf mdash;Maar ze blijven meestal verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat ze goed en op tijd worden gedaan.Wanneer een bedrijf een factureringsprobleem heeft of achterloopt op grote betalingen, is de administratieve functionaris vaak een van de eerste mensen die de schuld hebben gegeven.
Planningrol
Het werk van de administratieve functionaris plaatst hem of haar meestal centraal in alle zakelijke activiteiten, wat een interessant perspectief geeft over hoe veel verschillende dingen werken en werken.Bedrijven en overheden kunnen zoeken naar manieren om dit soort 'zie alle' aanpak te benutten als het gaat om organisatie-brede planning.Dit kan zo eenvoudig zijn als het bereiken van redelijke doelen voor een komende kwartaal of het helpen bij het strategiseren van een aanpak voor een campagne.Een administratieve functionaris kan worden belast met het vinden van een grotere ruimte voor de organisatie, het plannen van de verhuizing en het ontwerpen van de werkruimte, bijvoorbeeld, of kan worden belast met het uitzoeken wat burgers nodig hebben als het gaat om iets specifieks zoals belastingvermindering, en vervolgens op zoekVerschillende oplossingen en mogelijke oplossingen.
Het krijgen van de baan
Er is geen enkele lijst van wat nodig is om een administratieve functionaris te worden, deels vanwege hoeveel verschillende kansen er zijn.Vereisten voor leiderschap in een groot bedrijf verschillen echt van die in een klein non-profit of lokaal overheidskantoor.De meeste kandidaten hebben een post-secundair trainingsprogramma in bedrijfskunde of management voltooid, dat hun savvy aantoont als het gaat om interne activiteiten en personeelscoördinatie.Naast basisonderwijs blijft echter veel overgelaten aan het individuele bedrijf.
Veel werkgevers zijn meer geïnteresseerd in gerelateerde werkervaring dan in academische referenties.Ervaring met het oplossen van problemen, het beheren van conflicten en het gebruik van computersystemen is erg belangrijk.De mogelijkheid om druk aan te gaan, te werken onder tijdsbeperkingen en omgaan met tegenstrijdige prioriteiten kan ook zeer nuttig zijn.In de meeste gevallen is een zorgvuldige beoordeling van een bepaalde functiebeschrijving de beste manier voor kandidaten om erachter te komen wat een specifieke kans daadwerkelijk zal vereisen.
Vermijden van verwarring met kantoorbeheerders
De functie "Administratieve officier" kan soms gemakkelijk te verwarren zijn met de vergelijkbaar klinkende "kantoorbeheerder" en assistent-banen voor administratief kantoor, hoewel de twee meestal heel verschillend zijn.Een kantoorbeheerder of kantoorassistent is in feite een secretaresse of ondersteunend personeel persoon die een zeer junior rol speelt bij het indienen, beantwoorden van telefoons en ander administratief werk op laag niveau.Officieren zijn vaker leidinggevenden die veel training en expertise hebben en meer als leiders functioneren dan supporters.Beide soorten banen omvatten het beheer van verschillende papieren taken, alleen op zeer verschillende niveaus.