Wat doet een evenementmanager?

Een evenementmanager is meestal betrokken bij het plannen en toezicht op evenementen zoals partijen, recepties en conventies.Afhankelijk van de werkgelegenheidssituatie van de evenementenmanagers, kan hij werken namens een verkoper, zoals een hotel of een andere locatie waarin evenementen vaak worden gehouden of kunnen werken, onafhankelijk van een specifieke verkoper.De hoeveelheid verantwoordelijkheid die door gebeurtenismanagers wordt aangenomen, varieert, maar in veel gevallen nemen ze de primaire verantwoordelijkheid op voor de logistiek van het evenement en de coördinatie van alle leveranciers die bijdragen aan het evenement.

Hoewel veel mensen in staat zijn om kleine partijen en sociale bijeenkomsten in hun eigen huis te plannen, kan het coördineren van grotere evenementen, met name wanneer verschillende externe providers van goederen en diensten betrokken zijn, een belangrijke uitdaging.Een goede evenementenmanager kan samenwerken met een gastheer of gastvrouw om inzicht te krijgen in zijn of haar visie op het evenement, de reeds beschikbare budget en bronnen te evalueren en vervolgens leveranciers te selecteren die geschikt zijn voor het evenement.Op de dag van het evenement is een evenementmanager meestal verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat goederen en diensten worden geleverd zoals beloofd en dat het evenement soepel verloopt.

Als een evenementmanager werkt voor een feestzaal, hotel of andere locatie, kan zijn rol enigszins anders zijn dan die van een onafhankelijke evenementenmanager.Veel evenementenlocaties hebben een strikt beleid met betrekking tot het gebruik van externe leveranciers, dus een evenementenplanner in een dergelijke locatie zou in de eerste plaats fungeren als een contactpersoon tussen de persoon of organisatie die een evenement wil organiseren en de goedgekeurde onroerend goed of interne leveranciers.De evenementenplanner zou zijn cliënt kunnen adviseren over geschikte diensten die nodig zijn voor het evenement, zoals catering, bloemen of zelfs een dansvloer en DJ.Hij zou er ook voor zorgen dat de locatieruimte op de juiste manier is ingesteld voor het evenement en dat cateraars en andere leveranciers en ondersteunend personeel hun taken indien nodig uitvoeren.

Onafhankelijke evenementenmanagers kunnen daarentegen worden beschuldigd van nog meer verantwoordelijkheid.De evenementmanager is mogelijk verantwoordelijk voor het vinden van een locatie en vervolgens onderhandelen over de kosten van het huren van de ruimte en de voorzieningen.Als de locatie externe verkopers toestaat, zoals cateraars en bloemisten, is de evenementenplanner misschien ook verantwoordelijk voor het bestellen van eten en decor voor de evenementenruimte.Net als andere soorten evenementenmanagers zal ze echter ook verantwoordelijk zijn voor de dag van het evenement op locatie.