Wat doet een uitvoerende assistent?

Een uitvoerende assistent wijdt zijn of haar carrière aan het helpen van een bedrijfsfunctionaris, meestal door een combinatie van professioneel advies en administratieve ondersteuning te bieden.Hoewel de verantwoordelijkheden van het werk variëren, afhankelijk van de cultuur die heerst in een bepaald bedrijf, zijn er een paar basistaken die alle assistenten uitvoeren.De meeste hiervan zijn gerelateerd aan secretarieel werk, planning en contactenbeheer.Veel leidinggevenden behandelen hun assistenten als hun go-to-mensen voor ideeën, aanbevelingen en vertrouwelijke hulp, en ze helpen bij alles, van fotokopiëren tot persbriefings.

Hiërarchie

Bedrijven met uitvoerende assistenten wijzen doorgaans één assistent per directeur toe.De assistent is verantwoordelijk voor het verwerken van taken die worden gedelegeerd door de uitvoerende macht die als zijn of haar directe supervisor dient.In veel gevallen hebben assistenten bureaus net buiten de kantoren van hun leidinggevenden, om zo toegankelijk mogelijk te zijn.

Executive Assistants antwoorden meestal alleen op hun genoemde superieur.Ze fungeren als de vertrouweling van deze persoon en kantoorhelper.Alles wat de uitvoerende macht nodig heeft, doet de assistent dat.Ze kunnen hun leidinggevende vergezellen naar zakelijke vergaderingen en zijn verantwoordelijk voor het kennen van details over andere aanwezigen.Afhankelijk van de behoeften van de leidinggevenden, kunnen assistenten ook langs bedrijfsreizen komen.In deze hoedanigheid is de assistent meestal verantwoordelijk voor het beheren van het schema van de directeur, het regelen van vergaderingen en ervoor zorgen dat hij of zij het juiste briefingmateriaal heeft gelezen en klaar is om de benodigde presentaties of opmerkingen te maken.

Clerical taken

Niet alles over het werk is zo glamoureus als reizen en spraakmakende vergaderingen.Veel van de dagelijkse taken van een uitvoerende assistent zijn administratief van aard.Assistenten zijn meestal verantwoordelijk voor het omgaan met het papierwerk van hun superieure.Dit omvat e-mail, correspondenties tussen kuiters en basisaanvraag.De assistent kan ook worden opgeroepen om een kalender te beheren, bij het bijhouden van vergadertijden, officiële afspraken en belangrijke contacten.

Managementvereisten

Afhankelijk van de structuur en de grootte van het bedrijf, kan een uitvoerende assistent een of meer assistenten van zijn of haar eigen assistenten hebben om te helpen met de werklast.Dit zijn meestal secretaresses of meer administratieve medewerkers op instapniveau.De Executive Assistant is meestal verantwoordelijk voor het beheren van zijn taken en het delegeren van opdrachten naar hen indien nodig.

In de meeste gevallen heeft de bedrijfsleider weinig tot geen te zeggen over de secretariële structuur die zijn of haar assistent opzet.Beslissingen over discipline, aanbevelingen en verhogingen worden vaak overgelaten aan de goedkeuring van de assistent, vaak in overleg met de personeelsafdeling van het bedrijf.

Training en ervaring

Het beveiligen van een taak voor uitvoerende assistent vereist meestal een combinatie van training en praktische ervaring.Over het algemeen verwachten leidinggevenden dat hun assistenten experts zijn in bedrijfsbeleid en -procedures, evenals bekwaam met fundamentele kantoorfuncties.Het is niet ongebruikelijk dat een werknemer uitvoerend assistent wordt nadat hij in een andere positie binnen de bedrijfsstructuur heeft gewerkt.Veel secretaresses op een lager niveau gaan bijvoorbeeld door naar de status van de uitvoerende assistent na enkele jaren van sterke werkprestaties.

De meeste bedrijven geven de voorkeur aan dat assistenten een mate van een bepaald type hebben.Cursussen in management, human resources of zelfs sociologie kunnen gunstig zijn, maar meestal is het gewoon een diploma in

niet bevindt, is meestal gewoon.Bedrijfsaanwervingsmanagers beschouwen universiteitsonderwijs vaak als meer als een teken van prestige en algehele intellect dan als een bron van specifieke werkgerelateerde kennis. Dit wil niet zeggen dat een universitair diploma nodig is om een uitvoerend assistent te worden.In veel gevallen is ervaring belangrijker dan formeel onderwijs.Hoewel het misschien moeilijk is om op het executive niveau te worden aangenomen.Na de middelbare school is iemand met alleen een middelbare schooldiploma die een aantal jaren heeft gewerkt als lid van ondersteunend personeel in een bedrijfsomgeving, misschien de meest dwingende kandidaat.Bedrijven zijn vaak meer geïnteresseerd in hoe goed een kandidaat het werk kan uitvoeren dan de scholen die op een cv worden genoemd.

Prestige en voordelen

Executive Assistants worden meestal als enigszins elite beschouwd, althans als het gaat om ondersteunend personeel.Ze hebben meestal voorrechten die niet worden gedeeld door andere administratieve assistenten, zowel in termen van middelen als in salaris.In sommige bedrijven kan een uitvoerend assistent met een lange ambtstermijn in aanmerking komen om deel te nemen aan pensioenprogramma's of andere voordelen die niet beschikbaar zijn voor werknemers in mindere functies.

Relatie met persoonlijke assistenten

In sommige gevallen kunnen uitvoerende assistenten ook bepaalde persoonlijke taken uitvoeren, zoals het oppakken van droge reiniging of het maken van vakantieregelingen voor een huisdier.Dit zijn echter geen normale banenverplichtingen.Meestal zijn dit soort niet-kantorenbanen de taken van een persoonlijke assistent.Het kan gemakkelijk zijn om persoonlijke en uitvoerende assistenten te verwarren, hoewel het werk dat ze doen technisch verschillend is.De enige officiële rol van een uitvoerend assistent is om een superieur te helpen slagen op het werk.Een persoonlijke assistent daarentegen is meestal verantwoordelijk voor het helpen van een belangrijke persoon om zijn of haar leven in het algemeen, zowel persoonlijk als professioneel te organiseren.