Wat is een uitvoerend secretaris?

Een uitvoerend secretaris is een persoon die werkt als administratief assistent voor een topmanager.Dit is over het algemeen geen secretariële positie op instapniveau.Doorgaans zal deze baan vele jaren van ervaring als secretaresse voor overwegend hooggeplaatste ambtenaren oproepen.De taken van een uitvoerende secretaris kunnen die van een traditionele secretaris uitbreiden.Hoewel ervaring een bijdragende factor kan zijn, kunnen sommige werkgevers een universitair onderwijs vereisen om deze functie te krijgen.

Afstuderen van de middelbare school is meestal de minste hoeveelheid acceptabel onderwijs om als uitvoerend secretaris te werken.In de middelbare school kan het individu uitblinken in zakelijke en computergerelateerde cursussen.Omdat het veld voor uitvoerende secretaresses competitief kan zijn, kan het behalen van een universitair diploma een individu enig voordeel geven voor het veiligstellen van een baan.Sommige personen kunnen ervoor kiezen om een tweejarige Associates-graad te volgen, terwijl anderen kunnen kiezen voor een bachelordiploma van vier jaar.Veel mensen die deze functie als carrière zoeken, kunnen zich inschrijven voor een bedrijfsgerelateerd programma, zoals bedrijfskunde, bedrijfsbeheer of kantooradministratie.

In de meeste gevallen is de uitvoerende secretaris de rechterhand of vrouw van een topranglijst in een bedrijf of vestiging.De secretaris is vrij vaak de drijvende kracht achter de schermen en zorgt ervoor dat het bedrijf dagelijks soepel verloopt.Er zijn veel taken gedaan door een uitvoerend assistent in deze functie.Enkele van de meest voorkomende taken van dit type secretaris kunnen het typen van brieven omvatten namens zijn of haar baas, het maken van formulieren, het samenstellen van spreadsheets en het nemen van berichten.Bovendien kan de secretaris administratieve ondersteuning bieden aan andere leidinggevenden van de afdeling.

Soms kan een uitvoerende secretaris zich in een directiekamer vinden die meer doet dan alleen minuten nemen.De secretaris moet misschien een vergadering moeten zitten in afwezigheid van zijn of haar baas en hem of haar vertegenwoordigen.Hoewel de secretaresse misschien alleen maar luistert op de vergadering en aantekeningen maakt om terug te leveren aan de baas, moeten sommigen misschien een actieve rol spelen, zoals het geven van een toespraak of het geven van een presentatie.Om deze reden besteden veel bazen veel tijd aan het trainen van hun secretaris om ervoor te zorgen dat de persoon een leidende positie kan innemen indien nodig bij hun afwezigheid.

In tegenstelling tot de meeste traditionele secretaresses, kan een uitvoerend secretaris tijd doorbrengen met het correleren van activiteiten voor de directeur buitenhet kantoor.Sommige secretaresses zijn verantwoordelijk voor het maken van reisarrangementen voor hun baas.Dit kan het plannen van vluchten, het maken van hotelregelingen en het plannen van autoservice omvatten.Vaak kan de secretaris de uitvoerende macht ook bijstand bieden met problemen met betrekking tot zijn of haar persoonlijke leven.De secretaris kan bijvoorbeeld doktersafspraken plannen, dinerregelingen maken en buitenkantoorbijeenkomsten coördineren voor de directeur.