Wat is contractbeheer?

Het term contractbeheer wordt meestal gebruikt in inkoop- of inkoopafdelingen.Als onderdeel van de verantwoordelijkheden van de inkoopafdeling onderhandelt de manager onderhandelt, accepteert en ondertekent contracten met leveranciers van goederen en diensten aan de organisatie.Contractbeheer is het proces om ervoor te zorgen dat de leverancier hun onderhandelde contractvoorwaarden eert.Hoewel de rol van inkoop in het onderhandelingsproces een essentieel onderdeel is van een kostenbeheerproces, is contractbeheer waar de werkelijke besparingen worden bereikt of gemist.

Effectieve contractbeheerpraktijken resulteren in lagere bedrijfskosten, efficiënte diensten en een sterkeronderhandelingspositie tijdens de volgende onderhandelingsronde.Contractbeheer omvat het waarborgen van de naleving van het contract, als het primaire contactpersoon voor kwesties met betrekking tot service en geschillenbeslechting, evenals het beheren van betalingen of clausules die in het contract zijn onderhandeld.Over het algemeen kan contractbeheer worden onderverdeeld in drie hoofdgebieden: drempels, kortingen en prestatieclausules.

Drempel is een term die wordt gebruikt om specifieke doelen van dollaruitgaven, transacties of gekochte eenheden te definiëren.Deze drempels zijn meestal gekoppeld aan dollarkortingen op de aankoopprijs en zijn vaak gebaseerd op het aantal bestellingen dat binnen een specifieke periode is ontvangen.Als onderdeel van het onderhandelingsproces worden drempels vaak gebruikt om nog diepere kortingen te eisen dan de leverancier normaal zou bieden.Naarmate het volume toeneemt, heeft de leverancier de motivatie en de capaciteit om de prijs te verlagen, naarmate de kosten dalen.

Kortingen worden gebruikt als beloning of stimulans voor de leverancier om specifieke doelen te bereiken.Een bakkerij kan bijvoorbeeld onderhandelen om een specifieke hoeveelheid bloem te kopen gedurende een vaste periode.Alle aanvullende, niet-geplande verzoeken die binnen een specifieke periode zijn voltooid, komen in aanmerking voor een korting aan de leverancier.De factuur is voor het standaardbedrag, maar de korting wordt berekend en terugbetaald aan de leverancier als beloning voor het voldoen aan een onmiddellijke behoefte.Deze flexibiliteit wordt vaak gevonden in tijdgevoelige omgevingen, waar het contract voor een standaard leveringsschema is, maar extra flexibiliteit is nodig om aan de zakelijke vereisten te voldoen.

Performance -clausules zijn gebaseerd op meetbare items die cruciaal zijn voor de werking van het bedrijf.Gemeenschappelijke clausules zijn gebaseerd op levering binnen een specifiek tijdsbestek, facturering binnen een vaste datumbereik, het vergaren van benchmark leveringsdata en percentage van voltooiing voor bouwprojecten.Het doel van een prestatieclausule is om een geaccepteerde meetmethode in te stellen tussen de leverancier en de klant.Deze clausules zijn vaak gebonden aan boetes of beloningen, afhankelijk van de industrie.

Effectief contractbeheer omvat dagelijkse activiteiten volgen, prestatiebeheer en follow-up met de leverancier.Alleen via een actief contractbeheerproces kan de onderneming claimen alle voordelen die in het contract zijn opgenomen.Deze voordelen kunnen clausules voor vroege release, extra betalingsreducties en andere boetes omvatten.