Hoe schrijf ik een vergoedingsbeleid voor kosten?

Een kostenvergoedingsbeleid kan een belangrijk document zijn en vereist daarom planning en duidelijkheid.Het moet de soorten kosten omvatten die worden terugbetaald en die die niet zullen.U moet opgeven aan wie het beleid betrekking heeft op en alle personen wier kosten zijn uitgesloten.Maximale vergoedingen moeten worden beschreven en er moet duidelijk worden gemaakt welke documentatie nodig is voor terugbetaling.Het tijdsbestek voor het indienen van documentatie moet worden opgenomen, samen met tijdsbestek en manier waarop vergoedingen worden gedaan.

Als u de verantwoordelijkheid hebt om een kostenvergoedingsbeleid te schrijven, doe dit dan zeer zorgvuldig.Zorgloze fouten kunnen kostbaar zijn voor uw bedrijf of voor personen die uitgaven hebben gedaan met de verwachting dat ze worden terugbetaald.Dit is de reden waarom het van het grootste belang is dat de voorwaarden voor iedereen duidelijk zijn, inclusief u.

Om te beginnen moet u een lijst produceren die schetst welke kosten worden terugbetaald en welke niet.Deze oefening helpt u om uw kostenvergoedingsbeleid te stroomlijnen.U kunt mogelijk niet alle in aanmerking komende en niet -in aanmerking komende items in het definitieve document vermelden, maar de informatie die u verstrekt, moet weinig vragen overgeven in welke categorie de meeste kosten zullen vallen.wie het betrekking heeft.Er kunnen bepaalde soorten kostenvergoedingen zijn die u alleen voor bepaalde personen beschikbaar wilt stellen.Senior management kan bijvoorbeeld in aanmerking komen voor terugbetaling van kosten voor dineren met klanten en het entertainen ervan, maar u wilt misschien hun assistenten beperken tot alleen voor de maaltijden vergoedingen.Situaties zoals deze kunnen op twee manieren effectief worden behandeld.U kunt ofwel specifiek vermelden aan wie elk deel van het beleid wel en niet betrekking heeft op, of u kunt het document organiseren in secties die specifiek van toepassing zijn op elke groep.

Maximale kosten voor specifieke soorten kosten moeten worden aangepakt.Als dit niet wordt gedaan, is het resultaat waarschijnlijk veel verwarring en misschien substantiële financiële verliezen.In het geval dat maxima in bepaalde omstandigheden moeten fluctueren, moet de manier waarop dit wordt afgehandeld, worden uiteengezet.U kunt bijvoorbeeld een maximale dagelijkse kosten voor zakenreizen instellen, maar het bedrag moet mogelijk worden verhoogd wanneer u naar bepaalde internationale steden reist.

Het is erg belangrijk voor het kostenvergoedingsbeleid om expliciet te vermelden in wat voor soort documentatie of bewijsis nodig om kosten in aanmerking te komen.Misschien wilt u gewoon bonnen, of u wilt misschien bonnen met gedetailleerde informatie zoals de klant waarvoor de kosten betrekking hadden en waarom de kosten nodig waren.Misschien wilt u alle kosten die op een speciaal formulier worden ingediend.Wat uw beslissing ook is, zorg ervoor dat deze informatie duidelijk wordt gecommuniceerd. Bovendien moet u de deadlines of regelmaat specificeren voor het indienen van kosten voor terugbetaling.Het beleid moet communiceren wat er zal gebeuren als dit tijdsbestek niet wordt gerespecteerd.Individuen moeten ook op de hoogte worden gebracht van wanneer en hoe deze worden vergoed.