Wat zijn de verschillende methoden om op grootboeken te posten?
Posting op grootboeken is de boekhoudkundige activiteit waar accountants zakelijke transacties registreren in de financiële boeken van een bedrijf.In werkelijkheid zijn er niet veel verschillende manieren om boekhoudkundige transacties te posten.Alle methoden doen in wezen hetzelfde, hoewel het geschreven formaat een beetje anders kan zijn.Het gebruik van elektronische boekhoudsoftware heeft vaak verschillende methoden om op grootboeken te plaatsen, hoewel het grootste verschil ligt in hoe een accountant het doet en niet in het eindresultaat.Nauwkeurige boekhoudtransacties zijn een van de belangrijkste ruggengraat van een boekhoudinformatiesysteem.
De klassieke methode om op grootboeken te plaatsen is het creëren van een handgeschreven tijdschriftinvoer.In alle journaalboekingen komen debits op de eerste plaats mdash;Bovenaan de ingang mdash;met credits op de tweede plaats.Het journaalboeking heeft een datum, rekeningnummer en naam nodig voor zowel de debet- als de kredietlijnen en een dollarcijfer voor elke debet en credit.Een korte beschrijving gaat onder de laatste kredietlijn bij de invoer.Eenmaal op zichzelf geschreven, werkt een accountant elk account bij voor de dollarbedragen in de invoer, waarbij de invoer in de boekhoudboeken in een handmatig boekhoudsysteem wordt geschreven.
Handmatige boekhoudsystemen zijn vaak vervelend om bij te werken bij het plaatsen op grootboeken.Traditioneel zou een bedrijf veel verschillende papieren grootboeken en tijdschriften in het systeem hebben.Accountants zouden de nodige boeken moeten vinden en vervolgens de binnenkomst op een duidelijke en nauwkeurige manier moeten schrijven.Tegenwoordig kan een handmatig boekhoudsysteem verwijzen naar een reeks spreadsheets die geen enkel gegevensinvoerpunt hebben, zoals boekhoudsoftware.Spreadsheets kunnen ook moeilijk handmatig te onderhouden zijn.
Het gebruik van boekhoudsoftware om de boeken van een bedrijf te onderhouden lijkt misschien gemakkelijker te onderhouden bij het posten op grootboeken.Een tijdschriftinvoerscherm is beschikbaar voor de meeste systemen en vereist dezelfde basisinformatie als een handmatige journalitem, de datum, accountnummer en naam voor zowel de debet- als de kredietlijnen en een dollarcijfer voor elke debet en credit.Een groot probleem komt echter uit onnauwkeurige gegevens die zijn ingevoerd in het boekhoudsysteem.Er zijn geen fysieke grootboeken of tijdschriften, dus fouten moeten elektronisch worden gevolgd en worden gecorrigeerd met behulp van het systeem.Er is in veel gevallen geen eenvoudige wissen en herschrijven, waardoor belangrijke correcties moeilijk te voltooien zijn.
De meeste boekhoudsystemen werken op een eeuwige methode.Elke boekhoudkundige transactie gaat in de tijdschriften en grootboeken wanneer deze zich voordoen.Posten op de grootboeken is daarom een van de meest voorkomende boekhoudtaken.Grote organisaties kunnen honderden mdash hebben;Zelfs duizenden mdash;van maandelijkse transacties.Interne controles moeten aanwezig zijn om ervoor te zorgen dat nauwkeurige en relevante transacties tijdig worden geregistreerd.