Wat zijn de verschillende soorten kleine contante procedures?

Petty Cash -procedures worden vastgesteld door bedrijven of andere organisaties om kleine hoeveelheden contant geld af te handelen.Deze contant geld wordt een klein geldfonds genoemd, wordt gebruikt voor het doen van kleine aankopen in plaats van het schrijven van een cheque of het gebruik van een bedrijfscreditcard.Een bedrijf zal een bewaarder toewijzen wiens taak het is om ervoor te zorgen dat alle gelden worden verklaard via een ontvangstbewijs of andere geschikte documentatie.

Meestal minder dan $ 250 dollarvergoedingen zonder het omslachtige proces van het schrijven van een cheque.Een klein geldfonds kan ook de noodzaak vervangen om creditcards van het bedrijf af te geven aan meerdere mensen die kleine aankopen doen.Dit vermindert op zijn beurt de aansprakelijkheid voor het bedrijf.

Als een klein geldfonds nog niet is vastgesteld, moeten kleine contante procedures worden opgezet om ervoor te zorgen dat al het geld correct wordt gevolgd en gecontroleerd.Soms worden regelmatige routinematige aankopen gedaan die onder een bepaald dollarbedrag vallen en daarom inefficiënt maken om een cheque voor terugbetaling te schrijven.In dat geval moet men een manager of controller van een bedrijf benaderen om een klein geldfonds op te richten.

Als er al een klein geldfonds bestaat, is het essentieel om de juiste kleine contante procedures te hebben om het geld te volgen.Dit gebeurt op twee manieren: terugbetaling of voorafgaande betaling.Vertrouwen treedt op wanneer een aankoop al is gedaan en een persoon een ontvangstbewijs of andere documentatie indient om te worden teruggegeven voor uitgegeven geld.Een voorschotbetaling treedt op wanneer contant geld wordt uitbetaald voor een nog niet gedaan aankoop.In dit geval moet een voucher of andere documentatie in het kleine geldfonds worden ingevoegd op het moment dat de uitbetaling wordt gedaan.Deze voucher zal laten zien wie het geld heeft uitbetaald en wie het geld heeft ontvangen, samen met de datum, het doel en andere relevante informatie.De voucher blijft in het kleine contante fonds totdat een ontvangstbewijs is teruggestuurd naar de bewaarder.

De bewaarder van het kleine contante fonds wordt meestal vastgesteld in de kleine contante procedures.Dit is meestal een bepaalde functie, zoals Office Manager, die is toegewezen aan de plicht.De bewaarder is vervolgens verantwoordelijk voor het hele kleine geldfonds.Op elk willekeurig moment moet het bedrag in het kleine kasfonds plus de vouchers gelijk zijn aan het totale oorspronkelijke bedrag van het fonds.

Gedetailleerde kleine contante procedures zijn essentieel voor het volgen van geld binnen het kleine geldfonds.Dit komt omdat wanneer er contant geld is, er een potentieel voor misbruik is.Een klein geldfonds moet door een supervisor vaak worden gecontroleerd om eventuele discrepanties of potentiële problemen te vangen.