Wat is een kredietnoot?

Ook bekend als een kredietmemorandum of een kredietmemo, een kredietnota is een document dat door een leverancier of leverancier aan een klant wordt uitgegeven.Het document wordt meestal gebruikt om een soort korting te geven van de prijzen die normaal gesproken aan de klant worden uitgebreid, hetzij door een kortingsvermindering aan die klant toe te staan of het bedrag met korting af te trekken van het saldo op transacties die nog niet aan de klant zijn gefactureerd.De korting kan in de vorm zijn van een percentage van die kosten of een daadwerkelijk dollarbedrag, afhankelijk van het beleid en de procedures van de entiteit die de kredietmemo uitvoert.

Een kredietnota wordt soms gebruikt als een intern document om kortingen te verwerken die worden uitgebreid tot een klant als onderdeel van een promotiecampagne.De leverancier kan bijvoorbeeld een promotie uitvoeren die specifieke klanten een korting van 5% biedt op de volgende drie geplaatste bestellingen.Aangezien die bestellingen worden geplaatst, wordt voor elk van die bestellingen een kredietnota gegenereerd, wat de standaardprijzen weerspiegelt die wordt toegepast op de bestelde items.Het totale bedrag dat op de bestelling verschuldigd is, wordt vervolgens verlaagd met de 5%, waarbij zowel het origineel als de aangepaste totalen verschijnen op de orderfactuur.Meestal is de reden voor het krediet ook gedocumenteerd op zowel de notitie als de factuur.Deze aanpak stelt de klant in staat om te zien hoeveel er daadwerkelijk op die specifieke volgorde is opgeslagen.

Er zijn situaties waarin een creditnoot wordt gebruikt om klanten te compenseren voor een soort ongemak dat is gemaakt bij het gebruik van de diensten van een bepaald bedrijf.Een teleconferentiebedrijf kan er bijvoorbeeld voor kiezen om een creditnota te geven over de factuur voor een specifieke conference call wanneer de kwaliteit van die teleconferentie wordt aangetast door factoren die zijn ontstaan bij het bedrijf dat de service verleent.In dit scenario zal de conferentieleverancier een kredietnoot of memo uitgeven die effectief een deel of zelfs alle kosten die aan de oproep zijn verbonden, schrijft.Een factuur voor de oproep is nog steeds afgedrukt, maar weerspiegelt zowel de oorspronkelijke kosten als het bedrag van het krediet, samen met het aangepaste verschuldigde saldo.Hier is het doel een poging om de schade van de inferieure service die de klant heeft ontvangen te repareren, waardoor de klant motiveert om de teleconferentieprovider nog een poging te geven.

Gebruik van een kredietnota is ook belangrijk voor het interne boekhoudproces.Door eventuele kortingen te documenteren die voor elk doel worden uitgegeven, is het mogelijk voor bedrijven om te bepalen hoeveel inkomsten elke periode verloren gaan als resultaat van die credits.Dit kan vooral belangrijk zijn, omdat bedrijven niet alleen de totalen kunnen volgen, maar ook de redenen voor de credits.Als een analyse van de creditnotitiviteit voor een periode erop wijst dat een terugkerende servicefout verantwoordelijk is voor een aanzienlijk bedrag van de uitgegeven credits, kunnen stappen worden genomen om de zaak te corrigeren, waardoor het bedrijf uiteindelijk een aanzienlijk bedrag bespaart.