Wat is een grootboek van klanten?

Een grootboek van klanten is een specifiek onderdeel van een algemeen grootboek dat volledig is gewijd aan de bedrijfstransacties met zijn klanten.Omdat het plaatsen van alle verschillende zakelijke transacties in één boekhoudlocatie eindeloos verwarrend zou zijn, gebruiken bedrijven afzonderlijke grootboeken die zijn gewijd aan verschillende aspecten van hun bedrijven.Een van deze dochterbureau is het grootboek van de klant, dat alle debiteuren over de debiteuren beschrijft die een bedrijf heeft verzameld.Dit is met name nodig wanneer bedrijven kredietregelingen hebben met hun klanten, omdat dergelijke regelingen vaak leiden tot meerdere betalingen voor een gekochte item.Als een bedrijf niet al het geld binnenkomt en uitgaat, kan dit ertoe leiden dat geld verloren gaat en niet wordt teruggevonden.Bovendien is het bijhouden van alle transacties die een bedrijf onderneemt, nodig wanneer het tijd is om belasting te betalen.Omdat een groot grootboek overvol en verwarrend kan raken als alle verschillende transacties op de lukrake mode zijn opgenomen, zijn grootboeken gewijd aan specifieke zakelijke takken nodig.Een klantboek is een van deze specifieke grootboeken.

Het is noodzakelijk dat bepaalde dingen in een klantboek worden opgenomen.Ten eerste moeten alle namen en belangrijke informatie over klanten van een specifiek bedrijf worden opgenomen.Elke klant moet zijn eigen pagina bezetten, die alle verschillende transacties die plaatsvinden tussen het bedrijf en die klant moeten beschrijven.Transacties omvatten eventuele aankopen, eventuele klantrendementen en de betalingen aan het betreffende bedrijf.

In veel gevallen willen bedrijven misschien nog meer details bijhouden in hun klantenboek.Hierdoor kan eventuele verwarring in het boekhoudproces voorkomen.Als er bijvoorbeeld artikelen worden verzonden, moeten de verzendopdracht en eventuele verzendidentificatienummers worden opgenomen.Serienummers van de gekochte items moeten ook een specifieke plaats in het grootboek hebben.Kopieën van de daadwerkelijke rekeningen die naar klanten zijn verzonden, zijn ook nuttig om te raadplegen of er discrepanties ontstaan.

Toen bedrijven in het verleden een klantboek samenstelden, was het vaak in een deel van het grootboek of in een afzonderlijk boek dat, gecombineerd met boeken die zijn gewijd aan te betalen rekeningen, inventaris en andere zakelijke aspecten, bestond uit alle boekhouding.Moderne technologie heeft het vasthouden van grootboek een veel eenvoudiger proces gemaakt, omdat het nu vaak wordt afgehandeld door computersoftware.Dit vereist dat boekhouders eenvoudigweg gegevens invoeren met betrekking tot klanten en hun aankopen.De software maakt vervolgens noodzakelijke berekeningen en regelt alle ongelijksoortige details in een coherent geheel.