Wat is een debetmemo?

Ook bekend als een debetnota, is een debetmemo een soort boekhoudkundige document dat wordt gebruikt om een bedrag te identificeren dat in rekening wordt gebracht op een klantaccount.In sommige gevallen is de memo een intern document dat het mogelijk maakt om een record van kosten op en rekening te houden die nog niet zijn gefactureerd.Op andere momenten dient een debetmemo een functie die vergelijkbaar is met die van een factuur, waardoor de klant het document kan gebruiken als basis voor het indienen van een betaling.

Bij gebruik als een intern document kan een debetmemo worden gebruikt om kosten toe te passen op een klantaccount die nog niet zijn gefactureerd.Dit kan het huidige gebruik omvatten dat heeft plaatsgevonden sinds de laatste factureringsverklaring.Zodra het proces van het opstellen van een factuur voor de meest recent gesloten periode begint, worden alle memo's gemaakt omdat de laatste sluitingsdatum wordt gebruikt als documentatie om de regelitems op de nieuwe factuur te ondersteunen.Terwijl in het verleden de debetmemo alleen als papieren kopie werd bewaard, maken sommige boekhoudsoftwaresystemen tegenwoordig het maken van een elektronisch memo mogelijk dat toegankelijk is en gebruikt om de details op een factuur van de klant te vullen.

Als een vervangend document voor een factuur, kan de debetmemo worden gebruikt als een manier om het saldo aan te passen dat op een rekening verschuldigd is wanneer een eerder gemaakte lading om een of andere reden wordt achtergelaten.Als de speciale prijzen bijvoorbeeld via een contract aan een klant worden verlengd, moet het detail in het factureringssysteem niet worden bijgewerkt, is het mogelijk dat een factureringsperiode wordt gefactureerd tegen de oudere en niet langer toepasselijke tarieven, in plaats van deStandaardtarieven voor de geleverde goederen en diensten.Wanneer dit het geval is, kan het bedrijf ervoor kiezen om een debetmemo uit te geven en een kopie door te sturen naar de klant, het saldo aan te passen aan die factuur en vraagt om de rest van de betaling die binnen een bepaalde periode moet worden aangeboden.

Net zoals een kredietmemo vaak wordt gebruikt om een soort aanpassing in het saldo op een klantaccount te maken door een deel van de geaccumuleerde kosten te verwijderen, kan een debetmemo worden gebruikt als het mechanisme voor het toevoegen van kosten die zijn vastbesloten om te zijn bepaald aanSolliciteer op die klant.Het werkelijke details op het memo zal variëren op basis van het bedrijfsbeleid en hoe nauw algemeen geaccepteerde boekhoudprincipes worden gevolgd, maar het document zal waarschijnlijk alle informatie bevatten die nodig is om uiteindelijk een regelitem op een factuur te maken.Bovendien is het debitmemo -detail voldoende om de geschiedenis van de transactie te traceren vanaf het moment dat de kosten tot de datum van facturering worden gemaakt.