Wat is een vrachtaudit?

Logistiek vertegenwoordigt de activiteiten die een bedrijf doorloopt om goederen door verschillende distributiepunten te verplaatsen.Een vrachtaudit stelt een bedrijf in staat om vrachtrekeningen te onderzoeken, aan te passen en te verifiëren voor nauwkeurigheid.Dit proces begint met het verzamelen van vrachtrekeningen van leveranciers;De werknemers van het bedrijf gaan vervolgens de rekeningen in in een geautomatiseerd boekhoudsysteem.Accountants beoordelen elke rekening voor items zoals kilometers, accessorial kosten en tarieven.Het doel van een vrachtaudit is om de geldigheid en nauwkeurigheid van elke rekening te waarborgen.

Verzending en vracht kunnen grote kosten zijn voor bepaalde bedrijven.Degenen in de detailhandel of foodservice -industrie zijn die het meest getroffen door vracht.Het verhogen van de olie- en gasprijzen kan ook een vrachtaudit belangrijker maken.Bedrijven geven vaak verzend- en vrachtkosten door aan klanten.Het niet bijhouden van nauwkeurige records voor deze kosten kan leiden tot hogere kosten zonder compenserende prijsstijgingen om niveauwinst te garanderen.

De vrachtaudit kan een periodiek beoordelingsproces zijn.Accountants kunnen elke maand een paar facturen controleren om ervoor te zorgen dat er geen overtollige kosten bestaan.Grote bedrijven hebben vaak een vracht- of logistieke analist in dienst.Deze werknemer is de intermediair tussen vrachtbedrijven en het bedrijf.Zijn of haar taak is om alle door het management goedgekeurde facturen in het systeem in te voeren na ontvangst;Twijfelachtige facturen vereisen correctie voordat ze in het systeem worden ingevoerd.

Er zijn drie verschillende methoden beschikbaar voor het doorlopen van vrachtauditprocedures.Handmatige matching vereist dat accountants elke factuur met de hand bekijken voor geïdentificeerde items.Software kan programmeerbaar zijn om uitzonderingen te melden wanneer vrachtkosten boven een bepaald niveau zijn.Outsourcing is de derde optie.Bedrijven kunnen een extern bedrijf inhuren om te werken door vracht- en verzendfacturen om te zoeken naar discrepanties.

Een ander doel van de vrachtaudit is ervoor te zorgen dat een bedrijf alle kortingen ontvangt die door leveranciers worden gegeven.De meeste vrachtverkopers bieden percentagekortingen voor bepaalde verzendvolumes.De vrachtaudit zorgt ervoor dat er geen rekeningen gaan zonder de juiste korting te ontvangen.Speciale kosten die worden toegepast op vrachtrekeningen zijn ook voor beoordeling onderworpen.Accountants moeten onderscheiden waarom deze zich op de vrachtwet bevinden en hoe ze in het grootboek kunnen coderen.

Geautomatiseerde boekhoud- of beheersystemen zijn meestal een must voor het vrachtauditproces.Dit zorgt voor de bijna-instructieve ontvangst van rekeningen en facturen ter beoordeling.Accountants kunnen de rekeningen tijdig ontvangen om ervoor te zorgen dat het bedrijf niet te veel geld betaalt voordat de vrachtrekeningen worden herzien.