Wat is een klein geldbewijs?

Elk ontvangst voor incidentele kosten die een werknemer gebruikt om terugbetaling te krijgen, kan worden beschouwd als een kleine contante ontvangst.De meeste kantoren en afdelingen hebben wat bekend staat als een klein geldfonds dat in hun budgetten is ingebouwd.De omstandigheden waaronder werknemers het geld in een klein geldfonds kunnen gebruiken, variëren, maar meestal dekt het fonds kleine contante kosten, zoals parkeren voor een off-site vergadering, kantoorbenodigdheden of verzendkosten.Medewerkers die deze kosten maken, moeten hun bonnen besparen, een kleine cashvoucher of slip invullen en beide bij elkaar indienen bij de budgetfunctionaris voor terugbetaling.

Petty Cash -fondsen zijn bijna alomtegenwoordig in het bedrijfsleven.Hoewel een afdelingsbudget waarschijnlijk de meeste grote kosten zal dekken, kan het bijna onmogelijk zijn om alle kleine uitgaven te voorspellen die zullen worden gemaakt in de gewone manier van doen.De meeste werknemers zullen op een of ander moment uit eigen zak betalen voor een aantal werkgerelateerde kosten.Wanneer dit gebeurt, kan een klein geldbewijs zorgen voor een snelle terugbetaling.

Elk bedrijf structureert zijn kleine contante systeem een beetje anders.Sommige lijsten met goedgekeurde kleine contante kosten, terwijl anderen de vrijheid overlaten aan individuele managers.In bijna alle gevallen moet een werknemer echter een ontvangstbewijs presenteren voor terugbetaling.De kleine contante ontvangst moet meestal zowel een gespecificeerde beschrijving van alle aankopen als het totale betaalde bedrag weergeven, waardoor budgetfunctionarissen kunnen bevestigen dat (a) de kosten in aanmerking komen en (b) het vergoedingsbedrag hetzelfde is als het werkelijke bedrag dat wordt besteed.Een afdrukbare kleine contante ontvangstbewijs, zoals kan worden uitgegeven voor een online aankoop, is meestal acceptabel, evenals een fotokopie van een origineel ontvangstbewijs.

In grote bedrijven moeten werknemers die vergoedingen zoeken meestal niet alleen een kleine contante ontvangst indienen, maar ook een kleine vergoedingsvoucher.De voucher moet de naam van de werknemer vermelden, zijn of haar afdeling, het totale bedrag dat moet worden gedistribueerd en een financieringscode.Codes correleren meestal met het type kosten mdash;Parkeren bijvoorbeeld of maaltijden.In sommige instellingen worden deze vouchers intern beschouwd als hun eigen type kleine contante ontvangsten.Ze zijn meestal online beschikbaar op de website van een budgetkantoor of kunnen worden afgedrukt uit een intranet van de afdelingen.

Meestal zal de budgetfunctionaris of penningmeester alle kleine contante transacties registreren in het kleine kasboek van een kantoor.Dit boek is in wezen een grootboek om het saldo van het kleine geldfonds bij te houden.Elke petty contante ontvangst of voucher die wordt ingediend, wordt meestal opgeslagen met het grootboek in geval van audit.