Wat is een scheiding van taken?

Scheiding van taken is het gebruik van meerdere personeelsleden om taken uit te voeren om de kansen op fraude, diefstal en fouten te beperken.Door een taak te doorbreken in componenten die worden behandeld door verschillende personeelsleden, kan een bedrijf ongewenste activiteiten voorkomen en betere kwaliteitscontroles uitoefenen.Dit kan een uitdaging zijn bij een klein bedrijf waar het personeel misschien te beperkt is, maar bij grote bedrijven kan het een cruciaal onderdeel van een beveiligingsprogramma zijn.In sommige regio's verplichten wetten specifiek de scheiding van plichten voor gevoelige taken;In een bijzonder belangrijk voorbeeld kan de kapitein van een schip geen cruise raketten lanceren zonder een zeer specifieke en gescheiden commandostructuur te volgen.

Op een werkplek waar de scheiding van taken wordt gebruikt, worden taken in drie verschillende fasen verbroken.In de eerste fase moet iemand een activiteit goedkeuren, zoals het uitgeven van een computer aan een nieuw personeelslid of het genereren van salaris.In de tweede fase moet iemand de taak daadwerkelijk uitvoeren;Een lid van de computerafdeling biedt bijvoorbeeld een computer aan het personeelslid, en de personeelslid daarvoor.Ten slotte omvat de derde component auditing om ervoor te zorgen dat de taak op de juiste manier is uitgevoerd.

scheiding van taken vereist een ander personeelslid op elk punt.Personeelsleden die verantwoordelijk zijn voor autorisaties kunnen daadwerkelijk geen activiteiten uitvoeren, waardoor de kansen worden beperkt waarbij werknemers hun eigen initiatief kunnen nemen om dingen te doen zoals het verzamelen van fondsen van het bedrijf.Als u het auditen afzonderlijk houdt, betekent dit dat een medewerker voordat een taak wordt geautoriseerd, moet zorgen dat deze geschikt is, omdat de auditor het zal markeren als er een probleem is.Evenzo betekent het scheiden van auditors en mensen die taken voltooien, betekent dat een afzonderlijke medewerker claims onderzoekt van onjuist voltooide taken en periodiek de taakprestaties controleert om ervoor te zorgen dat geen personeelsleden buiten het bereik van hun taken uitvoeren.

Voor boekhouding, scheiding van taken iskritisch.Dit beperkt de kansen op financiële fraude en biedt ook een mechanisme voor het vangen van fouten;De persoon die loonstrookjes snijdt, kan bijvoorbeeld om bevestiging vragen over een ongewoon grote of kleine cheque.Het onderhoud van de boekhoudintegriteit is belangrijk voor bedrijven van elke omvang en het scheiden van taken maakt het gemakkelijker om het boekhoudsysteem te controleren en te beheersen.

Dit is ook belangrijk voor algemene beveiliging, veiligheid en prestaties.Scheiding van taken speelt een rol op de fabrieksvloer, in militaire operaties en in activiteiten zoals informatiebeveiliging.Als een bedrijf situaties heeft waarin een enkele persoon iets zou kunnen doen en ervoor zorgt dat het onopgemerkt werd, betekent dit een beveiligingsdreiging en vraagt dit om een evaluatie om te zien of het mogelijk is om scheiding van taken te plaatsen.