Wat is een verantwoordelijk plan?

Een verantwoordelijk plan is een mechanisme voor het terugbetalen van werknemers die werkgerelateerde kosten maken.Als het plan correct wordt beheerd, wordt het op een speciale manier afgehandeld voor belastingen.Voor werkgevers en werknemers zijn er duidelijke voordelen aan het opzetten van vergoedingen onder een verantwoordelijk plan.Het is echter belangrijk om zich ervan bewust te zijn dat de kosten die onder het plan worden geclaimd, worden onderworpen aan controle, aangezien belastingautoriteiten op hun hoede zijn voor bedrijfskosten die worden gebruikt voor belastingaftrek.

Onder een verantwoordelijk plan, wanneer werknemers geld uitgeven aan werkgerelateerde benodigdhedenen activiteiten en de werkgever compenseert hen, het geld wordt niet beschouwd als onderdeel van het inkomen van de werknemers en de werknemer betaalt er geen belasting op.De werkgever behandelt de kosten als een belastingaftrek.Voor beide partijen kan deze regeling zeer gunstig zijn.Zonder een verantwoordelijk plan zou de werkgever terugbetalingen moeten behandelen als loon voor belastingdoeleinden, en de werknemer zou er belasting over moeten betalen.

Drie kenmerken moeten aanwezig zijn om iets verantwoordelijk te zijn.De eerste is dat werknemers moeten worden vergoed voor de toegestane kosten.Tijdens een conferentie betalen voor een hotelkamer zou een voorbeeld zijn van een legitieme zakelijke kosten.Het kopen van tickets voor een toneelstuk tijdens de conferentie zou echter niet tellen onder het verantwoordelijke plan, tenzij het bijwonen van het stuk vereist was om een werkreden.

Er moet ook een methode zijn voor het inlog- en rapportagekosten onder het verantwoordelijke plan.Dit omvat het indienen van bonnen en zorgvuldig gedocumenteerde kostenverklaringen, het vastleggen van kilometerstand, het produceren van creditcardverklaringen om aan te tonen welke creditcard werd gebruikt om voor een kosten te betalen, enzovoort.Ten slotte, als werkgevers overtollige vergoedingen krijgen, zoals bijvoorbeeld als een werknemer van tevoren contant geld krijgt voor een reis, moet het extra geld tijdig worden geretourneerd.De documentatie die door de werknemer wordt bewaard, moet aantonen dat de fondsen zijn overgebleven.

In wezen volgt het out-of-pocket onkostenplan dezelfde regels die mensen moeten volgen bij het nemen van aftrek voor kosten die zij persoonlijk maken.De uitgaven moeten legitiem en gedocumenteerd zijn, met een duidelijk spoor van informatie waaruit blijkt waar, wanneer, hoe en waarom er geld is uitgegeven.Belastingautoriteiten kunnen ervoor kiezen om deze informatie te controleren en zij kunnen besluiten dat sommige van de geclaimde kosten niet legitiem zijn en niet moeten worden geclassificeerd onder het verantwoordelijke plan.Mensen kunnen papierwerkproblemen vermijden en het risico op audits verminderen door een accountant te raadplegen om meer te weten te komen over toegestane uitgaven.