Wat is een boekhoudinformatiesysteem?

Een boekhoudinformatiesysteem is het systeem van methoden en processen die bedrijven gebruiken om informatie te behouden met betrekking tot zakelijke of financiële transacties.Historisch gezien betrof dit systeem papieren grootboeken, tijdschriften en andere financiële rapporten.Ondernemers en accountants waren verantwoordelijk voor het actief gebruiken van deze grootboeken en tijdschriften om nauwkeurige financiële gegevens bij te houden bij het uitvoeren van hun bedrijfsactiviteiten.De bevordering van informatietechnologie heeft bedrijven in staat gesteld om dit boekhoudinformatiesysteem te transformeren in een geautomatiseerd proces met behulp van computers, servers en boekhoudsoftware.

De boekhoudcyclus is een drijvende kracht in de boekhoudinformatiesystemen van de meeste bedrijven.Deze cyclus omvat het identificeren en analyseren van transacties, het creëren en plaatsen van journaalboekingen op het grootboek, het opstellen van een proefsaldo, het creëren van aanpassingsitems, het opstellen van een aangepast proefsaldo, het creëren van financiële overzichten, het afsluiten van rekeningen met afsluitende inzendingen en het genereren van een definitieve proefsaldo enFinanciële overzichten voor de boekhoudperiode.Deze basisstappen helpen bedrijven om hun boekhoudinformatiesysteem te ontwikkelen, hetzij handmatig of geautomatiseerd.

Boekhoudsoftwarepakketten bestaan meestal uit verschillende modules op basis van het traditionele handmatige boekhoudproces.Modules omvatten algemene boekhouding, vaste activa, te betalen rekeningen, debiteuren, loonadministratie en andere speciale modules.Elke individuele module maakt een systeem waar bedrijven informatie kunnen verplaatsen via de boekhoudcyclusstappen.De mogelijkheid om deze informatie elektronisch over te dragen, kan de nauwkeurigheid en tijdigheid van het bedrijf voor het melden van financiële informatie verbeteren.

Geautomatiseerde boekhoudsystemen vereisen vaak dat bedrijfsmedewerkers zich meer concentreren op het herzien van de informatie die is verzameld van verschillende zakelijke afdelingen in plaats van het invoeren van zakelijke gegevens.Met dit systeem kunnen individuele accountants in minder tijd meer informatie verwerken dan traditionele papieren grootboeken.Boekhoudsoftware kan ook automatische interne waarborgen hebben die de nauwkeurigheid en geldigheid van financiële informatie controleren met behulp van een intern beoordelingsproces.Dit proces beperkt vaak de hoeveelheid basisgegevensinvoerfouten en andere onzinnige informatie van het invoeren van het boekhoudinformatiesysteem.

Bedrijven kunnen ervoor kiezen om een hybride boekhoudinformatiesysteem te gebruiken met zowel handmatige als geautomatiseerde boekhoudprocessen.Bepaalde soorten zakelijke of financiële informatie, zoals leveranciersfacturen, salarisadministratie en contractuele overeenkomsten, moeten mogelijk worden beoordeeld door een accountant.Het gebruik van een hybride systeem kan een beter beoordelingsproces bieden, omdat boekhoudkundige werknemers financiële informatie in vraag kunnen stellen en feedback kunnen zoeken voordat ze informatie in het boekhoudsysteem invoeren.Het handmatige beoordelingsproces kan ook nodig zijn door de interne controles van de Competens.Deze interne controles zorgen ervoor dat er geen informatie wordt ingevoerd in een boekhoudsoftware van het bedrijf die onnauwkeurig is of hogere financiële verplichtingen vertegenwoordigt dan eerder verwacht.