Wat is een noodaankoop?

Een noodaankoop is er een die moet worden gedaan om het risico op verlies van leven of eigendommen in verband met een onverwachte gebeurtenis te verminderen.In noodsituaties kunnen normale aankoopregels worden opgeschort om mensen toegang te geven tot goederen of diensten die ze nodig hebben om de noodsituatie onmiddellijk te verminderen.Meestal moeten ze documentatie indienen om de aankoop te ondersteunen, met specifieke informatie over de situatie, de behoefte en de verkoper die uiteindelijk de nodige materialen heeft geleverd.Review kan later bepalen dat de situatie niet in aanmerking kwam voor speciale afhandeling.

In conventionele omstandigheden zijn aankopen gestructureerd in een budget.Voor belangrijke aankopen moet het winkelen of verzoeken van biedingen optreden.Een college vraagt bijvoorbeeld om biedingen van verschillende sanitairbedrijven om te bepalen welke het beste aan zijn behoeften kan voldoen en kent een contract toe aan de beste.Als een sanitair noodgeval, zoals een plotselinge onderbreking die een gebouw dreigt te overspoelen of afval op de campus vrij te geven, het college dit proces kan omzeilen met een noodaankoop om het probleem op te lossen.

De aankoop moet rechtstreeks bijdragen aan een snelle oplossingvan een noodgeval.Het inhuren van een loodgieter om een onderbreking te repareren is bijvoorbeeld toegestaan, terwijl het betalen van een tapijtreinigingsbedrijf mogelijk niet als een noodgeval wordt beschouwd.Verzoeken om noodaankopen te doen kunnen worden geweigerd als het probleem te voorkomen of te voorzien was.Een afdeling informatietechnologie moet bijvoorbeeld plannen hebben om verouderde apparatuur te vervangen, samen met back -ups voor noodstoringen.Als dit niet het geval is en het netwerk wordt bedreigd, is de noodsituatie gecreëerd door nalatigheid en is het mogelijk niet in aanmerking voor een noodaankoop.

Zorgvuldige protocollen worden meestal ingevoerd om noodaankopen te definiëren en te volgen.Het doel is om situaties te voorkomen waarin mensen deze methode van het laatste toevlucht nemen om aan de basisbehoeften te voldoen.Een noodaankoop kan duurder zijn, vooral als deze gerelateerd is aan een ramp die groter is dan de onmiddellijke behoeften van de organisatie.In een orkaan kunnen generatoren bijvoorbeeld extreem duur worden en bedrijven die ze moeten kopen om de diensten in stand te houden, zullen meer uitgeven dan ze zouden hebben door vooraf een generator te kopen om zich voor te bereiden op noodgevallen.

Speciale autorisatievormen kunnen worden gebruiktvoor een noodaankoop.De vorm verklaart de aard van de situatie, definieert de noodsituatie en biedt rechtvaardiging om aan te tonen hoe de kosten nodig waren.Een supervisor of afdelingshoofd moet mogelijk het formulier afmelden, wat aangeeft dat het is beoordeeld en goedgekeurd.Accountants met zorgen kunnen een audit aanvragen en kunnen in de toekomst activiteiten zoals een betere noodplanning aanbevelen om te voorkomen dat dergelijke situaties opnieuw plaatsvinden.