Wat is geautomatiseerde boekhouding?

Geautomatiseerde boekhouding is een benadering voor het bijhouden van up-to-date boekhoudkundige records met behulp van boekhoudsoftware.Dit type bedrijfssoftware is vaak geconfigureerd om een eenvoudige cross -posting van debiteuren en betaalbaarheden mogelijk te maken, waardoor de noodzaak wordt geëlimineerd om meerdere berichten in te voeren om boekhoudkundige records bij te houden in overeenstemming met algemeen geaccepteerde boekhoudprincipes.Veel van de meer populaire geautomatiseerde boekhoudsystemen kunnen worden aangepast aan de behoeften van het bedrijf dat de software koopt, waardoor het mogelijk is om aangepaste rapporten te maken en gebruik te maken van de standaard rapportformaten die in het softwarepakket zijn opgenomen.

Het proces van geautomatiseerde boekhouding kan veel tijd besparen bij het plaatsen van credits en afschrijvingen.In plaats van inzendingen in verschillende boeken te moeten maken, zoals gebruikelijk is bij meer traditionele methoden, zijn de meeste boekhoudsoftwarepakketten gestructureerd om de transactie in één veld op één pagina handmatig in te gaan.Van daaruit relateert de software de transactie automatisch aan alle andere relevante records in het softwarepakket.Nadat de transactie is ingevoerd, worden de gegevens opgenomen in elk gegenereerd rapport dat is gestructureerd om de datum van die invoer te dekken.

Samen met het vereenvoudigen van het handmatig invoeren van gegevens in een geautomatiseerd boekhoudsysteem, kunnen veel boekhoudsoftwarepakketten worden gekoppeldnaar creditcard- en bankrekeningen.Door de interface te gebruiken die in de software is ingebouwd, kunnen betalingen worden overgemaakt aan leveranciers en automatisch worden toegepast op de juiste leveranciersrekening en factuurnummer binnen de boekhoudkundige records.Tegelijkertijd kunnen klanten een online betaling afleggen via links die het systeem omvat met eventuele elektronische facturen die aan die klanten worden verspreid.Door de link te gebruiken om betaling in te dienen, ontvangt de software de betaling automatisch, plaatst deze op de juiste klantaccount en het factuurnummer en routeert de betaling vervolgens naar de bankrekening die is opgegeven door de eindgebruiker.

Tegenwoordig wordt geautomatiseerde boekhouding beschouwd als een basisonderdeel van de meeste enterprise resource planning of ERP -strategieën.De veilige functies en de tijdbesparingen kunnen de efficiëntie van het boekhoudteam aanzienlijk vergroten.Bovendien bevat de boekhoudsoftware functies die het genereren en distributie van elektronische facturen aan klanten mogelijk maken, is een uiterst efficiënte tool.Het gebruik van die functies maakt het mogelijk om betalingen in een korte periode te ontvangen, hetzij omdat de klant de betaling goedkeurt en een cheque in minder tijd kan mailen, of omdat hij of zij de optie gebruikt om een elektronische betaling in te dienen.In beide scenario's profiteert het bedrijf van een toename van ontvangsten op zijn vorderingen in een korte tijd, waardoor het bedrijf toegang krijgt tot meer geld in de hand om de dagelijkse operatie te beheren.