Wat is het verschil tussen een dagboek en grootboek?

Een dagboek en grootboek zijn twee soorten boeken die routinematig worden gebruikt tijdens het boekhoudproces.Beschouwd als de sleutel tot wat bekend staat als dubbele entry -boekhouding, dient elk van deze boeken specifieke doeleinden binnen het algemene proces van het bijhouden van nauwkeurige financiële gegevens.Hoewel veel van de transacties in zowel het tijdschrift als het grootboek hetzelfde zijn, zijn er belangrijke verschillen in het doel en de functie van elk van deze boekhoudboeken.

Een van de meest elementaire verschillen tussen het dagboek en het grootboek is wanneer ze worden gebruikt in het boekhoudproces.Het tijdschrift dient als het boekhoudboek waarin een transactie voor het eerst wordt ingevoerd in het boekhoudsysteem, waarbij de transactie vaak de oorspronkelijke invoer wordt genoemd.Later in het proces zal diezelfde transactie worden geplaatst als een vermelding in het grootboek, waar die invoer zal worden geplaatst in relatie tot andere vermeldingen voor evaluatie en analyse.

Een ander belangrijk verschil tussen het dagboek en het grootboek is de volgorde van de vermeldingen binnen de records.Tijdschriften zijn altijd gerangschikt in chronologische volgorde, waardoor het heel gemakkelijk is om te bepalen welke transacties worden geassocieerd met een bepaalde werkdag, week of andere factureringsperiode.De opstelling van inzendingen binnen een grootboek heeft daarentegen meer te maken met groepering zoals transacties samen in specifieke accounts om de gegevens te beoordelen op interne financiële en boekhoudkundige doeleinden.

De verschillende doeleinden van het tijdschrift en het grootboek betekenen ook dat elk boek anders is gestructureerd.Een tijdschrift zal vaak een korte beschrijving van de transactie bevatten, inclusief een datum, en de plaatsing van het transactiebedrag in een debet- of kredietkolom.Er is geen poging om de transacties in een tijdschrift in evenwicht te brengen.Daarentegen moeten inzendingen in het grootboek te allen tijde in evenwicht zijn.

Er is een verschil van mening over het gebruik van zowel het tijdschrift als het grootboek.Eén gedachtegang stelt dat door beide boekhoudkundige boeken te behouden, de mogelijkheid om postfouten te identificeren, wordt verbeterd, een factor die zeer handig kan zijn wanneer en als accounts in het grootboek niet in evenwicht zijn.Bovendien wordt het tijdschrift vaak gemakkelijker geaccepteerd als bewijs in een rechtbank, vanwege het eenvoudige proces dat wordt gebruikt om transacties in chronologische orde vast te leggen.Een andere aanpak is van mening dat het bijhouden van een tijdschrift optioneel is, terwijl het onderhouden van een grootboek van cruciaal belang is voor de taak om de financiële transacties van het bedrijf bij te houden, inclusief het regelen van rekeningen zodat belastingen kunnen worden berekend en nauwkeurig kunnen worden betaald.