Wat zijn de beste tips voor e -mailarchivering?

E-mail of e-mail, kort voor elektronische e-mail , is de naam voor sms-berichten die via internet worden verzonden en online opgehaald door de gebruiker of gedownload via een e-mailclient met behulp van push- of pull-technologie, afhankelijk van het apparaat en het ontvangst van het programmaDe berichten.Archivering verwijst naar een opslagplan waarbij items op een logische en toegankelijke manier worden gerangschikt.Het kan ook verwijzen naar het maken van een back -upkopie van materiaal.E -mailarchivering verwijst naar een methodisch archiefsysteem voor e -mail dat het van de server verwijdert en het veilig steunt.

Het beste wat u eerst kunt doen met betrekking tot e -mailarchiveren is om uw opties te overwegen.Bepaal of het voldoende is om uw e -mails in de cloud te laten archiveren, of dat u ze op uw machine of in hard copy nodig hebt.Misschien moet bepaald materiaal worden afgedrukt, terwijl ander materiaal in elektronische vorm kan blijven.Als de e -mails op uw machine moeten worden gearchiveerd, moet u beslissen of u een back -up maakt op een externe harde schijf en ook of er iets moet worden opgeslagen in een andere vorm dan het bestandsformaat van uw e -mailclient, bijvoorbeeld opgeslagen in PDFBestandsformaat.

Over het algemeen is de tweede stap bij het maken van een e -mailarchiveringssysteem het maken van een hiërarchie van opslagmappen in uw e -mailclient.Door dit te doen, kunt u persoonlijke e -mail scheiden van zakelijke e -mail en zorgt u ervoor dat mappen die u vaker toegang hebt, gemakkelijk te bereiken zijn.Houd er rekening mee dat mappen kunnen worden gereorganiseerd en omgedoopt, dus zodra een project dat de topprioriteit was voltooid is, wilt u misschien een manier hebben om het te archiveren binnen het mapsysteem, zoals het in een map plaatsen met de naam "voltooide projecten" methet jaar.Overweeg of het maken van filters om inkomende e -mail rechtstreeks in mappen te sorteren, u goed van dienst zal zijn: sommige mensen zweren bij deze functie;Anderen gebruiken het nooit.

Een van de beste tips voor e -mailarchiveren is om ongewenste e -mail onmiddellijk na ontvangst te verwijderen of bij het zien in uw inbox.Dit kan u tijd besparen omdat u het nooit meer hoeft te beoordelen en helpt voorkomen dat onnodig materiaal het archief bereikt, waar alleen waardemateriaal moet worden opgeslagen.Als alternatief, als het beter bij u past, kunt u massaverwijdering doen voorafgaand aan het archiveren.U kunt mogelijk uw mailclient instellen voor wanneer e -mail van de server moet worden verwijderd, maar periodiek is het een goed idee om uw ISP -website te bezoeken, te kijken wat er eigenlijk op de server staat en zo nodig opruimen.Als u voldoende lege serverruimte hebt, kunt u ervoor kiezen om daar belangrijke e -mails achter te laten als een extra archief.

In bedrijfssituaties zijn het naleven van voorschriften, beveiliging en efficiëntie belangrijke elementen van het nemen van e -mailarchiveringsbeslissing.Enterprise-e-mailarchiveren kan worden beheerd door softwaretoepassingen die daarvoor zijn gemaakt en met functies die zijn gemaakt om bedrijfsspecifieke problemen aan te pakken.Deze omvatten de mogelijkheid om het virtuele papierpad te beheren en berichten te verwijderen die niet langer nodig zijn.