Wat is een zachte kopie?

Een zachte kopie is een elektronische kopie van een document.Het staat in contrast met een hard copy, een document dat op papier of een ander medium wordt afgedrukt.Zachte exemplaren zijn gemakkelijk over te dragen, te verspreiden, te delen en te manipuleren mdash;Alle potentiële nadelen of voordelen, afhankelijk van het betrokken document.Ze kunnen ook worden gebruikt om harde kopieën te genereren, door een kopie van het document af te drukken.Veel kantoren met papierloze of low-waste zijn sterk afhankelijk van zachte kopieën voor het communiceren en delen van informatie.

Zachte kopieën kunnen doorgaans worden geopend in verschillende tekstverwerkingsprogramma's.Voor extra beveiliging kan een document worden opgeslagen in een alleen -formaat met alleen lezen.Hierdoor kunnen mensen het bekijken, maar niet de zachte kopie wijzigen.In gevallen waarin mensen zich zorgen maken over gegevens die worden gewijzigd of gemanipuleerd door mensen die toegang hebben tot het bestand, kan dit nuttig zijn.Sommige programma's houden ook wijzigingslogboeken bij, waardoor mensen wijzigingen in het document kunnen volgen, ze indien gewenst om het document terug te brengen naar een eerder punt terug te brengen.ze op een schijf of draagbare harde schijf om te delen.Deze verscheidenheid aan technieken voor distributie kan nuttig zijn en kan kantoren in staat stellen kosten zoals faxmachines en koeriers te elimineren.Zachte exemplaren hebben over het algemeen niet vrij dezelfde wettelijke status als harde exemplaren vanwege het potentieel voor wijziging, maar ze kunnen voor de meeste activiteiten in een kantoor worden gebruikt, inclusief dingen zoals het verzenden van soft copy -concepten van een contract heen en weer voor bewerking en goedkeuring, met mensen die de harde exemplaar zorgvuldig bekijken voordat ze ondertekenen om ervoor te zorgeneen scherm op een presentatie of gebeurtenis.De mogelijkheid om tot op het laatste moment bewerkingen te maken, kan nuttig zijn voor mensen die tijd willen om hun presentaties te perfectioneren en die mogelijk last -minute wijzigingen moeten aanbrengen om aan veranderende informatie en andere problemen te herbergen.Leraren slaan vaak klasmateriaal op in soft copy -vorm, zodat ze ze gemakkelijk kunnen veranderen en hergebruiken voor lessen.

Voor kantoren waar ruimte een belangrijke overweging is, volledig of meestal elektronisch kan aanzienlijke voordelen bieden.Mensen kunnen materialen in soft copy beoordelen en het genereren van grote hoeveelheden papier vermijden waarvoor opslag nodig is.Als beveiliging een probleem is, kunnen elektronische beveiligingsmaatregelen worden vastgesteld om zoveel mogelijk bescherming te bieden aan zachte kopieën.Dit kan tools zoals externe back -ups omvatten om kopieën op te slaan in het geval van branden, virussen en andere problemen.