Wat is software voor het afbeeldingen van document?

Document Imaging Software is een applicatie die wordt gebruikt in documentbeheer om papieren documenten te converteren naar digitaal formaat.Scanners worden gebruikt om documentinformatie in te voeren, en vervolgens namen de documentensoftware doorgaans de documenten en slaat de documenten op, maakt gebruik van optische tekenherkenning (OCR) om ze doorzoekbaar en bewerkbaar te maken en bewerkt ze.Documentbeeldvormingssoftware kan worden geïntegreerd met multifunctionele randapparatuur (MFP's), zodat de software documenten kan verwerken terwijl ze worden gescand.

Vaak bevat software voor beeldbeeldvorming ingebouwde functies om de bewerking van opgeslagen documenten te stroomlijnen en te regelen.Sommige applicaties omvatten de mogelijkheid om een document te bekijken om ervoor te zorgen dat slechts één gebruiker een document tegelijk kan bewerken.De software kan ook goedkeuringsprocessen vergemakkelijken, zodat wijzigingen niet op documenten worden toegepast totdat gespecificeerde beheerders ze goedkeuren.

De software wordt meestal geleverd met een eigen grafische gebruikersinterface voor het opslaan en vinden van bestanden.Interfaces kunnen drag-and-drop-mogelijkheden omvatten en soms zoekmachines opgenomen die vergelijkbaar zijn met die welke worden gebruikt om op internet te zoeken, zodat gebruikers snel en eenvoudig bestanden kunnen vinden.Documenten die in de software zijn opgeslagen, kunnen worden afgedrukt, gemaild en digitaal gefaxt.Sommige software stelt gebruikers in staat om documenten te annoteren met behulp van ingebouwde commentaarfuncties.

Software voor documentbeeldvorming omvat vaak de mogelijkheid om documenten te integreren met andere programma's.Documenten kunnen worden opgeslagen in Portable Document Format (PDF) en Microsoft Office-compatibele formaten en afbeeldingen kunnen worden geëxporteerd in formaten zoals JPEG en TIFF.Gegevens kunnen ook worden gekopieerd en geplakt in tekstverwerkingsdocumenten en spreadsheets.

Veel bedrijven gebruiken software voor documentbeeldvorming voor de beveiligingsfuncties.Gebruikers kunnen toegang tot bepaalde bestanden worden toegestaan of geweigerd op basis van het niveau van het gebruikersrechten en bestanden kunnen worden vergrendeld voor bewerking, of bewerkingen kunnen goedkeuring vereisen voordat ze op documenten worden toegepast.Naast het bieden van beveiliging door de toegang tot en het wijzigen van documenten te beheersen, biedt documentbeeldvormingssoftware bedrijfsveiligheid omdat digitale bestanden, in tegenstelling tot papieren documenten, gemakkelijk en regelmatig kunnen worden ondersteund.Dit stelt bedrijven in staat om documenten te beschermen in het geval van catastrofale gebeurtenissen zoals brand of overstroming.

Digitale beeldvormingssoftware heeft ook verschillende andere voordelen.Naast het bieden van verhoogde beveiliging, slaan digitale bestanden opslagruimte op.Computerbestanden zijn gemakkelijker toegankelijk en gemakkelijker te delen dan papieren documenten, vooral voor grote, verspreide werkgroepen.Software die automatische indieningsmogelijkheden omvat, kan ook administratieve kosten besparen.Aangezien de meeste documenten uiteindelijk elektronisch worden gebruikt, biedt het indienen en opslaan in elektronisch formaat continuïteit, consolideert workflows en bespaart tijd.